Anskaffelse af IT-systemer i Plan, Teknik & Miljø
Når der anskaffes nye, eller genanskaffes, IT-systemer i Plan, Teknik & Miljø, skal man altid gennemføre den proces, som beskrives her. Processen bør tilpasses omfanget af anskaffelsen. Aftal derfor med systemkoordinatoren, hvordan processen kan tilrettelægges, før I går i gang.
Formålet er, at vi i Plan, Teknik & Miljø
- anskaffer IT-løsninger, så de understøtter forvaltningens opgaveløsning bedst muligt
- opnår den ønskede nytteværdi
- håndterer IT-anskaffelser i overensstemmelse med kommunens generelle retningslinjer.
Ansvaret for at anskaffe fag-systemer vil typisk ligge i den afdeling, som skal anvende det pågældende IT-system. Dermed vil det også som udgangspunkt være den pågældende afdeling eller team, som skal stå for at styre processen for anskaffelsen.
Processens fem faser er en guide for de medarbejdere og ledere, som skal gennemføre IT-anskaffelsen. Processen skal samtidig sikre, at systemkoordinator og IT-afdelingen bliver inddraget tidligt i processen.
Herunder er en oversigt over de fem faser. En mere uddybende beskrivelse findes i notatet: Retningslinjer for anskaffelse af IT-systemer i PTM
- Beskriv dine overvejelser. Brug kommunens skabelon til projektplan
- Vurder hvor vigtig anskaffelsen er
- Fastlæg hvem, der er ansvarlig for processen
- Kontakt systemkoordinator og aftal hvordan processen skal forløbe.
- Gennemgå anskaffelsen i forhold til kommunens IT Arkitekturprincipper
- Opret en opgave til IT Visitation på IT-Helpdesk
- Afklar behov for databeskyttelse og databehandleraftale
- Undersøg om der er mulighed for tilskud til finansiering fra Den Digitale Styre-gruppes digitaliseringspulje eller PTMs midler til GIS og digitalisering.
- Indhent godkendelse af projektet hos din afdelingschef eller i chefgruppen
- Indgå de nødvendige aftaler (kontrakt, databehandleraftale. . .)
- Sørg for registrering af systemet i KITOS når kontrakten er underskrevet - kontakt systemkoordinator.
- Brug kommunens projektplan – udfyld som minimum tidsplan og milepæle
- Analyser/beskriv ændringer af arbejdsgange
- Gennemfør nødvendige tests
- Afklar hvem der bliver berørt/skal involveres
- Planlæg undervisning og udrulning
- Fasthold fokus og følg op på, om systemet indfrier forventninger og behov. Det kan f.eks. gøres ved at:
- Afholde fælles brugermøder
- Foretage individuel opfølgning med kernebrugere
- Kontrollere at data håndteres korrekt
Tora Johanne Busch Djernæs
Digitaliseringskonsulent