Superbrugere

Notatet er udarbejdet med udgangspunkt i PTMs afdelinger på rådhuset og kan danne grundlag for en efterfølgende drøftelse i PTMs institutioner.
I forbindelse med, at vi vil styrke arbejdet med IT og digitalisering i PTM, er der opstået behov for at beskrive rollen som IT-superbruger nærmere og afstemme forventninger mellem superbrugerne, ESDH-ansvarlig/systemkoordinator og ledelsen.  Forventningsafstemningen omfatter opgaver og ansvar, kompetencer samt tidsmæssige ressourcer, både i forhold til den enkelte superbruger og i forhold til netværksgruppen. Baggrund for dette notat er drøftelser og skriftlige tilkendegivelse med/fra superbrugerne og lederne i PTM.

Superbrugernes arbejde har to formålsspor

1. Være daglig hjælp og støtte for kollegaer i forhold til IT
2. Understøtte det mere strategiske og udviklingsorienterede arbejde med digitaliseringen igennem det praktiske arbejde ved at vejlede og at observere

Det er vigtigt, at de to formål går hånd i hånd i dagligdagen. Det kan fx betyde, at den daglige hjælp præger den ønskede udvikling, fx ved at udbrede gode arbejdsgange, og
at den indsamlede viden om forholdene i afdelingerne indgår i ledelsens beslutninger. 

Praktiske opgaver

Superbrugerne har allerede i dag en række konkrete opgaver, som forventes løst af hver superbruger på et rimeligt kompetenceniveau.

• Hjælpe med opgaver/problemer i dagligdagen vedr. Acadre, Office-pakken, skabeloncenter, Doc2mail / digital post, telefoni
• Specialopgaver i Acadre, fx låse dokumenter op, oprette autoprofiler, følge op på udtjekkede dokumenter, understøtte arkivaflevering
• Brugertests i begrænset omfang, fx ved versionsopgraderinger af ovennævnte programmer
• Nulstille password/låse bruger op
• Bistå ved oprettelse af Helpdesk-sager
• Løse databeskyttelsesopgaver i samarbejde med teamleder/afdelingschef, fx fjerne dokumenter med CPR-numre fra G-drev, journalisere systemdokumenter i SYSsagerne
• Bistå om muligt ved problemer med hardware og hvis nødvendigt, være bindeled til IT-afdelingen herom
• Bistå ved behov kontaktpersonen (onkel/tante) for nye medarbejdere ved første opsætning af koncernprogrammerne, herunder fx adgang til fællespostkasse, kalenderrettigheder.

Udbrede viden

• Det forventes, at superbrugerne i høj grad bidrager til at udbrede viden om de generelle IT-programmer og deres gode anvendelse. I denne kategori forventes, at superbrugerne
• Kommunikerer gode ideer, fx gennem ”Tips og Tricks”
• Står for nye kollegaers oplæring i Acadre (undervise på kompetencerakettens moduler om Acadre)
• Går aktivt ”til” kollegaer, der bruger uhensigtsmæssige arbejdsgange eller ikke overholder gældende retningslinjer
• Er aktive medspillere i dialogen med kollegaerne om at sikre informationssikkerheden og journalpligten.

Denne del af opgavepakken fordrer løbende kompetenceudvikling. Der vil være individuelle forskelle, men det forventes at alle superbrugere over tid tilegner sig grundlæggende kompetencer til løsning af ovenstående opgaver. 

Andre udviklingsorienterede opgaver

De udviklingsorienterede opgaver vil ændre sig løbende og variere fra team til team. Der vil regelmæssigt være opgaver, der udspringer af centrale og decentrale initiativer, fx ESDH-strategien. Det er planen, at disse opgaver fremadrettet defineres mere konkret mellem superbrugergruppen og ledelsen, således at de er nemmere at omsætte til konkrete handlinger indenfor hver enkel superbrugers ressourceramme.

Samarbejde i superbrugergruppen

Gruppen har allerede arbejdet meget med at lære hinandens styrker at kende og med at udvikle opgaveløsningen. Det er en nødvendighed, at der trækkes på hinanden på tværs af gruppen og at alle er indstillet på at løse den fælles opgavepakke, herunder at løfte eget kompetenceniveau. Kollegerne skal være villige til at acceptere, at de bliver henvist til en anden
superbruger. 

Samarbejde superbruger – linjelederne

Selv om superbrugerne arbejder for hele Plan, Teknik & Miljø, har hver superbruger et ”hjemmeområde” i PTM, hvorfra superbrugerne opsamler input, typiske problemer og ideer, og hvor superbrugerne har en hovedrolle i implementeringen af nye tiltag, gode arbejdsgange mv. Det er en forudsætning, at ”hjemme-afdelingens” linjeledelse tager ansvaret for implementeringen af de tiltag, der er besluttet centralt, og bakker superbrugeren op i den praktiske udrulning. (Det er blevet påpeget, at superbrugerne ikke vil være bussemænd.) Såfremt der opleves varige ressourceudfordringer, er det ikke superbrugerens opgave at løse dem alene, men linjeledelsens opgave, at håndtere dem i egen afdeling eller på tværs i PTM's ledelse.

Samarbejde superbrugere – ESDH-ansvarlig – systemkoordinator

I Plan, Teknik & Miljø er opgaven som ESDH-ansvarlig og opgaven som systemkoordinator placeret hos samme person. Den ESDH-ansvarlige deltager i kommunens fælles superbrugermøde og formidler de centraler initiativer, samt koordinerer superbrugergruppens opgaver mv. Der er udpeget en ansvarlig teamleder for superbrugergruppen. Den ansvarlige leder sørger i samarbejde med den ESDH-ansvarlige for at formidle til og fra de centrale initiativer og sikrer, at arbejdet og udviklingen i superbrugergruppen ligger i tråd med og understøtter den ønskede kultur og generelle udvikling i PTM.

Der er pt. 6 superbrugere og en ESDH-ansvarlig i PTM på rådhuset. Der er ca 150 brugere i alt, dvs. 1 superbruger per 25 brugere. Med de ovenfor beskrevne opgaver og den etablerede funktion som ESDH-ansvarlig, skønnes det nødvendige tidsforbrug per superbruger til 3-4 timer per netto-uge (uge, hvor man faktisk er til stede på arbejdspladsen).

Flere har ønsket en oversigt over særlige kompetencer i superbrugergruppen, evt. suppleret med andre kollegaer med særlige kompetencer, der er relevante i superbruger-sammenhæng.

• Det har ligeledes været ønsket af flere, at der sættes mere fokus på ensartet journalisering, herunder retningslinjer for navngivning af sager og helst også af dokumenter.
• Et mere udbredt kendskab til og anvendelse af andre særlige funktioner har været nævnt (flere fraser og andre funktioner). Som metoder er foreslået fx workshops eller små vejledninger

Dette har vi ikke løst

Bedre viden om mobilteknologi (mobile enheder og ”apps”, muligheder, faldgruber)

Dette skal medarbejderen selv kunne

Fylde papir i kopimaskinen
Sætte udstyr op på skrivebordet og sætte kabler til (simpel udgave)
Kende de basale regler for informationssikkerhed og overholde dem

Disse opgaver ligger i afdelingen, men ikke i IT-superbrugerrollen

Anskaffelse af fag-IT-systemer; kontraktholder for fag-IT-systemer;
grunddataimplementering (ud over anvendelse i Acadre); arkivaflevering af fag-ITsystemer; oprettelse af processkemaer (ansættelse, fratrædelse)

Dette løser IT-afdelingen

Hjælpe med opsætning af mobiltelefoner og iPads
Løse mere indviklede driftsproblemer med hardware og koncern-software mv. (Og meget mere)