Gå til hovedindhold

Teams i PTM

Retningslinjer og guides til arbejde med filer, brugen af kanaler, oprette nye teams med mere

Indhold

    Teams bliver omdrejningspunktet for kommunikation og filhåndtering i en stor del af vores arbejdsopgaver.

    IT fastlægger de overordnede rammer for brugen af IT-systemer og datasikkerhed, herunder også brugen af Teams, mens det er op til den enkelte forvaltning at udfylde IT’s rammer med interne retningslinjer.

    Her finder du de vigtigste elementer i retningslinjerne for Plan, Teknik & Miljø. 

    Retningslinjerne kan tilgås som et samlet dokument her. 

    Filer i Teams

    Når vi skal arbejde med filer, er det vigtigt at filstruktur og navngivning giver overblik. Derfor er det vigtigt at aftale, hvordan jeres team og afdeling skal arbejde med filer i Teams. Her er en række råd og anvisninger

    Filerne placeres i det team du arbejder i, og kan ses alle medlemmer af teamet. Vær opmærksom på at afdelingschef kun er medlem af forvaltnings- og afdelingsteam og at direktøren er kun medlem af forvaltningsteamet. Normalt vil du arbejde i dit fag-team, men hvis din afdeling eller hele forvaltningen skal kunne se filerne skal de placeres enten i forvaltnings- eller afdelingsteamet

    • O-team PTM kan tilgås af alle i forvaltningen
    • O-team Afdeling kan tilgås af alle i afdelingen (f.eks. Erhverv & Bæredygtighed)
    • O-team Team kan tilgås af alle i teamet (f.eks. Team Byg)

     

    Et godt filnavn er en kort og sigende beskrivelse af et dokument som gør det let at finde det man har brug for 

    • Undgå forkortelser, det er ikke sikkert alle ved hvad de står for
    • Undgå hele sætninger. Brug stedet beskrivende enkeltord;
      ”Procedurer ved chefgruppe dagsorden og beslutningsprotokol” kan f.eks. forkortes til
      ”Procedurer chefgruppe dagsordner”

    Husk at filnavnet består af hele stien og at mappestrukturen også har betydning for, hvor let det er at fremsøge dokumenter. Derfor er det n god ide at benytte emne-relateret mappestruktur frem for person-relateret. Se og så vejledningen Navngivning af filer

    Af sikkerhedsgrunde må deling af filer med eksterne kun ske fra et projekt-team (P-team) eller udvalgs-team (U-team). Læs mere om P- og U-teams i afsnittet Teams og Kanaler. Husk at beskytte dine dokumenter; se mere i de efterfølgende punkter

    Vi deler filer i forskellige sammenhænge, og behovet for beskyttelse afhænger af formålet. Beskyttelsen ligger i de rettigheder der tildeles:

    • Redigering – gives hvis modtager skal arbejde i filen 
    • Gennemse og foreslå ændringer – gælder kun for Word og anvendes hvis man ønsker at godkende eventuelle ændringer 
    • Få vist og downloade – benyttes hvis filen fremsendes til orientering

     Giv kun de rettigheder der er nødvendige

    Kommunens generelle regler for håndtering af data gælder også når vi arbejder i Teams, og som udgangspunkt bør delte data ikke være tilgængelige i mere end 30 dage, medmindre der er tale om en længere høringsperiode eller samarbejde med eksterne parter.

    Besvarelse af aktindsigter og andre enkeltstående filoverførsler skal ske fra teamet P - Fildeling aktindsigt og enkeltanmodninger, PTM 
    Du skal bede din teamleder om at få adgang til teamet, hvis du har brug for det. Vær opmærksom på at

    • Modtager kun må have adgang til filer/mappe i 30 dage
    • Modtager kun tildeles rettighed til at læse og downloade dokumenter
    • Mappen og dens indhold skal slettes når den tildelte adgang er udløbet

    Læs også guiden Deling af filer ved aktindsigter og enkeltanmodninger

    Flytning af filer fra drev til Teams

    I takt med at vi tager Teams i brug, er der behov for at flytte eksisterende filer fra forvaltningens F- og G-drev. Det er en god anledning til at få ryddet op og kun flytte de filer, der stadig er aktuelle.

    Brug guiden Flytning af filer fra drev til Teams i Plan, Teknik & Miljø som giver gode råd til hvordan processen kan gribes an.

    Teams og kanaler

    Alle i PTM er medlem af de tre O-teams Forvaltning, Afdeling og Team. I hvert team findes kanalen Generelt som alle medlemmerne har adgang til. Derudover kan der tilføjes kanaler til brug for specifikke opgaver, hvilket kan understøtte og udbygge den filstruktur man vil arbejde med i Teamet.

    Derudover kan der oprettes projekt- og udvalgs-teams. Nye teams kan oprettes hvis der er behov for at understøtte og facilitere et større projekt, et udvalg eller et fagligt netværk på tværs af organisationen eller samarbejde med eksterne parter.
    Læs afsnittene Brug af kanaler og Oprettelse af nye teams i guiden     Retningslinjer for Teams i Plan, Teknik og Miljø

    Vejledninger

    Her finder du en oversigt over både forvaltningens interne vejledninger og en række relevante sider her på medarbejderportalen

    Retningslinjer for Teams i Plan, Teknik og Miljø
    Flytning af filer fra drev til Teams i Plan, Teknik & Miljø
    Deling af filer ved aktindsigter og enkeltanmodninger
    Sådan deler og modtager du filer i Teams
    At arbejde med dokumenter
    Navngivning af filer
    Opbygning af fil-/mappestruktur
    Placering af filer trin for trin – et skematisk overblik
    Sammenhæng mellem Teams, SharePoint og Stifinder

    Find mere om Teams på Vidensbasen

    Søg i informationen på Vidensbasen med IT-vidensbotten

    Eller gå ind på siderne 
    Rammer, retningslinjer og vejledninger
    Hvor skal en fil bo
    Forstå teknikken bag
    E-læring til M365