God journalisering

God journalisering

Vejledinger og gode råd til journalisering og håndtering af sager

Som forvaltningsmyndighed har vi pligt til at journalisere visse dokumenter. Det følger af offentlighedslovens § 15, stk. 1. Her finder du vejledning i hvad, hvornår og hvordan der skal journaliseres.

Vejledning og gode råd til journalisering

  • Dokumenter (se punkt 2) skal journaliseres, hvis følgende betingelser er opfyldt:

    • Dokumentet er modtaget, afsendt eller oprettet af kommunen som led i administrativ behandling
    • Dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt

  • Følgende skal journaliseres på en (enkelt-)sag:

    • Skriftlige dokumenter
      Fx breve sendt til og fra borgere/virksomheder
      Vi skal både journalisere dokumenter, som belyser sagens indhold og dermed ligger til grund for afgørelsen og dokumenter som har en dokumentations- eller bevismæssig værdi. Det kan f.eks. være parters afbud til møder om sagen.
    • Mails og sms-beskeder
      Formelle mails (og sms-beskeder) sendt imellem ansøger og kommune, hvis mailen har betydning for sagen (dvs. at den har dokumentations- eller bevismæssig værdi).
      Mere uformelle mails (og sms-beskeder) fx mellem leder og medarbejder journaliseres ikke. Hvis du er i tvivl, om en mail skal journaliseres, kan du overveje, om du ville have skrevet et notat, hvis din kollega var kommet ind til dig eller havde ringet til dig. Sms vil nok kun forekomme i begrænset omfang.
    • Interne dokumenter, i endelig form
      Selvstændige interne dokumenter, som indeholder oplysninger, myndigheden har pligt til at journalisere – fx en udtalelse fra en anden afdeling. Ingen ”red-min-røv-dokumenter” dog med undtagelse af, hvis det er en orientering til leder om, at denne agerer i direkte strid med loven.
      Orientering til leder om, at man er inhabil i en sag skal ligeledes journaliseres på sagen.
    • Telefonnotater
      Notat af en telefonsamtale med en borger, hvis der indgås aftaler eller andet, som har betydning for sagen.

  • Vi skal journalisere for at:

    • Understøtte reglerne om aktindsigt (også selvom retten til aktindsigt er uafhængig af journalisering)
    • Sikre overblik i sagens dokumenter ved at gøre det nemmere at identificere og fremfinde dokumenter hurtigt og effektivt
    • Dokumentere indhold i afgørelser og bevise at dokumenter er sendt og/eller modtaget
    • Sikre ligebehandling

  • Dokumenter, som myndigheden sender eller modtager, skal journaliseres snarest muligt og senest inden der træffes afgørelse i en sag:

    • Skriftlige dokumenter, herunder breve fra og til borgere bør være journaliseret 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen, og
    • e-mails bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.
      e-mailtråde bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage fra den dag tråden er startet.
    • Journaliser kun dokumenter én gang – dvs. ved journalisering af fortsatte af e-mailtråde skal alt, hvad der er journaliseret slettes.
    • Interne dokumenter bør journaliseres, inden for rimelig tid efter, at de må antages at have fået en endelig form. Indtil de er endelige, skal det fremgå tydeligt, at det er et udkast – både af dokumenttitel og selve dokumentet.

     

    Undtagelser, hvor fristen for journalisering kan forlænges:

    • Fravær på grund af ferie, kursus, sygdom eller lignende.
    • Hvis en sag er af følsom karakter, skal du aftale nærmere med din teamleder

  • Følgende skal fremgå af journalsystemet:

    • Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse
      Vær altid opmærksom på, om systemet overfører korrekt dato.
    • En kort, tematisk beskrivelse af dokumentets indhold – din kollega skal kunne orientere sig om indholdet uden at det er nødvendigt at åbne dokumentet.
    • Det er ikke tilstrækkeligt at navngive et dokument ’Notat’; det skal fremgå hvad notatet handler om.
    • Forhold dig kritisk til indholdet. Sæt aktindsigt til ’Delvis’ hvis der er følsomme oplysninger i dokumentet (f.eks. CPR nr.) og skriv ’Indeholder CPR’ i feltet indholdsbeskrivelse
    • Benyt autoprofiler hvor det er muligt og giver mening, f.eks. mail med bilag.
    • OBS: logoer og billedfiler indsat i mails skal ikke journaliseres særskilt.

  • Mails med bilag

    • Journaliser modtagne mails og de relevante filer som selvstændige dokumenter
    • Ved journalisering af sendte mails bør vedhæftede filer journaliseres som bilag til mailen – så er det let at se, hvad der er sendt
    • Hvis det kun er de vedhæftede filer som er relevante for sagen, skal mailen ikke journaliseres. Det kan f.eks. være mail genereret på multifunktionsmaskine

    Navngiv altid dokumenter så indholdet er klart beskrevet - brug autoprofilen ’Mail med bilag’ når det er muligt.
    BEMÆRK: Dokumentets navn overføres til feltet Dokumenttitel. Gør det tydeligt hvilke dokumenter og bilag der hører sammen med den tekst du skriver i feltet Indhold. Eksempel: Mail/Bilag: Vedr. overkørsel – 4 bilag.

    • Dokumenttitlen skal være kort og tydelig overskrift for dokumentets indhold
    • I Indhold skrives supplerende eller uddybende oplysninger
    • Lad være med at gentage oplysninger
    • Sagstitel er en del af dokumentdata - undlad adresse i dokumenttitel hvor den allerede fremgår af sagstitel

    Sagstitel / Indhold

    Dokumenttitel

    Dokumentindhold

    Campus 2015-18: Campus Kontaktudvalget

    Kommentarer til Uddannelsesartikel 30.08.0216

    Mail til Flensburg Avis

    Vejnavn 55, 6230 Rødekro / §16a  - Miljøgodkendelse

    Arkæologisk udtalelse vedr. udvidelse af husdyrbrug

    Mail fra Museum Sønderjylland

    Vejnavn 1, 6200 Aabenraa / Ulovligt oplag af metalaffald

    Afgørelse om fjernelse af metaloplag

    Påbud til Virksomhed A/S, sendt med d2m til CVR: 12345678

    Vejnavn 1, 6372 Bylderup-Bov / Takster - YY Vandværk

    Årsrapport 2017, budget 2018 og takster 2018

    Årsopgørelse - YY Vandværk - 2017

    Vejnavn 3B, 6200 Aabenraa / Grundvandssænkning - Midlertidig - byggeri

    Tilladelse til midlertidig grundvandssænkning og bortledning af grundvand

    Tilladelse med vilkår

  • Inden en sag afsluttes i Acadre skal den ryddes op dvs., at

    • Ikke relevante dokumenter skal slettes, fx
      • Interne telefonbeskeder
      • Kommenteringsversioner af breve (KS), herunder fra ledere
    • Udgåede tegninger samles i en mappe
    • Navngivning af dokumenter skal kontrolleres – det skal fremgå hvad dokumentet indeholder
    • Genovervej navn på sag og sagsindhold
    • Afgørelser skal have selvstændige sager