Retningslinjer og sagsgange for ejendomme og bygninger der ændrer anvendelse eller bliver ledige

Når en ejendom, helt eller delvist, ændrer anvendelse påvirkes bygningsdriften. Det kan være i en periode eller for bestandigt. En ændret anvendelse kan være, at brugerne benytter ejendommen til et andet formål eller at ejendommen forlades, fordi aktiviteten i bygningen nedlægges eller flyttes til en anden placering.

Når en ejendom eller bygning, helt eller delvist, ændrer anvendelse eller bliver ledig, skal sagen forelægges Økonomiudvalget. Dette gælder også lejede ejendomme.

Disse retningslinjer hænger sammen med det øgede fokus på effektiv arealanvendelse og muligheden for besparelser afledt heraf. Aabenraa Kommune får på den måde en bedre udnyttelse og overblik over ejendomsporteføljens anvendelse og kan se, hvor der er ledige etagekvadratmeter. 

Forvaltningerne motiveres til at aflevere ledige etagekvadratmeter og dele dem med andre, og samtidig sikres det, at ejendommen anvendes i overensstemmelse med plangrundlaget, bygningsreglementet og brandlovgivningen. Derudover sikres det at omkostninger til ombygning ved anvendelsesændringer er finansieret og godkendt på alle niveauer.

Herunder ses sagsgangen:

1. Fagforvaltningen som har matrikelansvaret for en ejendom, har ansvaret for at igangsætte en beslutning om overdragelse til Økonomiudvalget, samt inddrage Plan, Teknik og Miljø (PTM), herunder FM-enheden, til udarbejdelse af et beslutningsgrundlag og potentialenotat jf. nedenstående.
   
   
2. Ved frigivelse af anlægsbudgettet til nybyggeri, som ved færdiggørelse erstatter andre bygninger, skal der umiddelbart efter prioritering af anlægsbudget via budgetvedtagelse igangsættes en beslutningsproces i forhold til den efterladte ejendoms fremtidige anvendelse. Der skal senest ved anlægsbudgettets frigivelse være truffet endelig beslutning om, hvad der skal ske med bygningerne, når de bliver ledige.
   
   
3. Så snart der er viden om, at en ejendom er/bliver ledig skal FM-enheden ved PTM kontaktes. FM-enheden udarbejder et standardiseret notat om ejendommens potentiale, som skal ligge til grund for politisk behandling.
   
   
4. FM-enheden ved PTM igangsætter derefter en høringsrunde hos forvaltningschefer for at afdække om bygningen kan finde anvendelse ved andre fagforvaltninger. Resultatet af tilkendegivelserne skal indgå i potentialenotat.
5. Sager til belysning af anvendelsesændringer, kan kun besluttes ved gensidig aftale mellem den enkelte fagdirektør og direktøren for PTM. Undersøgelserne udføres af PTM. Undersøgelserne for anvendelsesændringer skal tage udgangspunkt i et strategisk afsæt, f.eks. systematisk udfasning af lejemål, eller i ejendommens strategiske betydning i overensstemmelse med en udviklingsplan, en strategi for boliger, struktur ændringer, nye opgaver eller lignende.
   
   
6. Økonomiudvalget behandler sagen om ejendommens fremtidige anvendelse på baggrund af fagforvaltningens indstilling med potentialenotatet og træffer herefter beslutning om, hvorvidt ejendommen skal ændre anvendelse, sættes til salg, nedrives eller sættes midlertidigt i tomgangsdrift eller i udlejning.
   Indstillinger til Økonomiudvalget skal være entydige omkring tidsplan og økonomi som følger det valg, der træffes.

Opgaveansvar hos den afleverende fagforvaltning -

• Udarbejde dagsorden om overdragelse af bygninger til Økonomiudvalget, evt. som en del af en frigivelsessag.
• Bygningerne afleveres med opgjort budget for bygningsdrift og-vedligeholdelse, herunder eventuelle lønkroner for eventuel teknisk service-personale tilknyttet bygningen.
• Bygningerne afleveres fuldt ud rømmet for inventar til aftalt tid for overdragelse.
• Der må ikke være lejere eller foreninger tilknyttet bygningerne på overdragelsestidspunktet. Alternativt skal der være aftaler om videreførelse af lejemål godkendt af Økonomiudvalget.

Opgaveansvar hos Plan, Teknik og Miljø -

• Udarbejde potentialenotat.
• Gennemføre intern tilkendegivelsesrunde hos afdelingschefer om potentiale i andre anvendelsesmuligheder.
• Bygningerne, hvori der er foretaget ændringer, skal om nødvendigt lovlig-øres i forhold til bygningsreglement, lokalplaner og BBR, herunder afvikling af midlertidige bygningsforhold, pavilloner m.m. Dette udføres forud for salg eller anden anvendelse, men ikke ved nedrivningssager.
• Bidrage til dagsorden og indstilling til Økonomiudvalget i forhold til ejendommens fremtid.
• Varetage ansvaret for ejendommen, når Økonomiudvalget overtager denne.

Alle ledige ejendomme kan findes under Hjælpe Til Alle: Tryk her for at se ledige ejendomme/bygninger. Her findes informationer om ejendommene med billeder, plantegninger og driftsbudgetter, samt hvad ejendommen er godkendt og må anvendes til. 

Kontaktperson:

Jens T. O. Fischer, tlf. 7376 8529

Kay Lund Gardner, tlf. 7376 7621