Personalesager i SD

Hvor finder jeg personalesager?

I SD-personaleweb finder du de elektroniske personalesager under punktet medarbejderdata - medarbejder. Når du er på en personalesag, kan du med fordel sortere dokumenterne på navn og arkivdato ved at klikke på de små pile. Hvis du klikker på pilene ved Navn, vil det blive vist i alfabetisk orden og ved Arkivdato, vil det blive vist i datoorden. 

Hvad skal jeg journalisere i personalesagen?

I personalesagen skal du journalisere alle relevante dokumenter, der angår medarbejderens ansættelsesforhold – lige fra stillingsopslag, ansøgning, lønforhandlinger, ansøgning om og bevilling af orlov  til medarbejderens eventuelle fratrædelse og meget andet.

Du har som leder adgang til personalesagen og kan derfor journalisere nye dokumenter og finde tidligere journaliserede dokumenter. Du har kun adgang til at læse dokumenter, som vedrører den konkrete ansættelse. Har medarbejderen eksempelvis tidligere været ansat på en anden institution i kommunen, har du ikke adgang til at læse dokumenter, der vedrører den tidligere ansættelse.

I personalesagen har du også mulighed for at oprette dokumenter ved at benytte én af de mange skabeloner. 

Kan jeg opbevare dokumenter i fysisk form?

Personaleafdelingen anbefaler, at du ikke opbevarer dokumenter på arbejdspladsen - ej heller i kort tid. Dokumenterne bør i stedet journaliseres i personalesagen. 

Fordelen, ved at personalesagen er elektronisk, er, at der kun eksisterer én sag, hvor alle oplysninger bliver gemt, og hvor både du og Personaleafdelingen kan åbne og journalisere i samme sag. Det uhensigtsmæssige i en opdelt personalesag bliver særlig tydeligt i de situationer, hvor en medarbejder anmoder om aktindsigt i sin personalesag. 

Har du herudover behov for at have relevante kopier liggende, skal du være opmærksom på, at dokumenterne opbevares korrekt. Det vil sige, at de ikke ligger tilgængelig for andre og opbevares i et aflåst skab. Personaleafdelingen anbefaler, at du kun benytter den centrale personalesag, hvor samtlige oplysninger findes. 

Kan jeg se dokumenter i Acadre?

Det er Acadre, der styrer visningen i personalesagen. Når du gemmer et dokument i SD, vil det også blive vist i Acadre og omvendt.

Kan jeg skrive breve?

Når du er på en personalesag og vil skrive et brev, skal du klikke på knappen Skriv brev, og du får vist de brevskabeloner, der er mulighed for at anvende. Vælg skabelonen og systemet vil hente de oplysninger, der skal bruges på medarbejderen.

Du har også mulighed for at uploade et dokument, f.eks. et uddannelsesbevis. Det gør du ved at klikke på knappen Gem dokument, udfyld de linjer du bliver bedt om og tast gem. Alternativt kan du trække dokumentet fra din mail over i personalesagen.

Husk at låse dokumentet. Det gør du ved at trykke på nøglen, så den forsvinder fra oversigten.

Din lønkonsulent kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål til personalesagen. 

Vejledning til oprettelse af brev og forsendelse til e-Boks