Kørsel og tjenesterejser

Indberetning af kørsel via medarbejdernet.dk og app - anbefalede løsning

Det letteste er at indberette kørsel via:

• Medarbejdernet - login via NemId 
• appen Min løn - for at indberette via appen, skal medarbejderen først oprette sig på medarbejdernet.dk. - login via NemId

Kørselsbemyndigelse

Aftale om kørsel i egen bil til lav takst 

Refusion af udlæg

Refusion af udlæg i forbindelse med tjenesterejser som f.eks. måltider, småfornødenheder, togbillet og broafgifter udbetales IKKE via lønsystemet, men via økonomisystemet i den enkelte afdeling.

Læs de samlede Retningslinjer for befordring og tjenesterejser for ansatte i Aabenraa Kommune

Formålet med disse retningslinjer er at skabe klarhed over reglerne for befordring og sikre, at der er en fælles praksis for udbetaling af befordringsgodtgørelse.

Følgende betingelser skal være opfyldt for at en rejse er en tjenesterejse:

Rejsen skal være et led i tjenesten, og den skal på forhånd være godkendt af lederen som en tjenesterejse. Deltagelse i et kursus, en konference, et seminar er en tjenesterejse, hvis lederen vurderer, at den pågældende aktivitet er et led i medarbejderens tjeneste.

Ved valg af transportmiddel skal der lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er den mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet. Hvor der er anskaffet kommunale tjenestebiler, skal disse som udgangspunkt benyttes.

I Aabenraa Kommune stiller den enkelte arbejdsplads som udgangspunkt tjenestebil til rådighed for de ansatte.

Den enkelte arbejdsplads køber eller leaser tjenestebiler afhængigt af de konkrete kørselsbehov. Lederen skal foretage en vurdering af, hvad der er økonomisk mest fordelagtigt – købe en tjenestebil eller udbetale befordringsgodtgørelse til høj takst.

Er der ingen tjenestebil til rådighed, og det er nødvendigt at køre i egen bil, honoreres kørsel i egen bil med høj takst, med mindre der er tale om kørsel til uddannelse og kurser.

Al kørsel i egen bil til uddannelse, kurser, konference, temadage m.v., hvor medarbejderen også har en egen interesse i at deltage, honoreres med lav takst.

Tjenestebilen må alene anvendes til kørsel, der er arbejdsrelateret. Tjenestebilen må ikke anvendes til nogen form for privat kørsel, heller ikke svinkeærinder af privat karakter i forbindelse med tjenestekørsel.

Såfremt dette sker, betragter SKAT forholdet som omfattet af reglerne om fri bil og medarbejderen vil blive pålagt skattebetaling i forhold hertil.

Undtagelsen herfor er den såkaldte 25-gange regel. Ligningsrådet har udtalt, at hvis en ansat undtagelsesvist kører mellem arbejdsgiverens adresse og den sædvanlige bopæl op til 25 gange om året, udløser kørslen ikke beskatning, hvis

• tjenestebilen udelukkende skal bruges tjenestemæssigt den efterfølgende dag
• den ansatte i øvrigt er afskåret fra at bruge tjenestebilen privat
• der føres kørselsregnskab.

Det udløser desuden ikke beskatning, når en medarbejder under tilsvarende betingelser efter udelukkende at have brugt tjenestebilen til tjenestekørsel kører hjem om aftenen og den efterfølgende dag kører direkte fra den sædvanlige bopæl til arbejdspladsen.

Ansatte kører som første prioritet i bil stillet til rådighed af arbejdsgiver. Såfremt der ingen tjenestebiler er til rådighed, og det er nødvendigt at køre i egen bil, honoreres kørsel i egen bil med høj kørselstakst.

Undtaget herfor er, at kørsel i egen bil til efteruddannelse og kurser, hvor medarbejderen også har en egen interesse i at deltage, honoreres med lav kørselstakst.

Det skal afklares ved leder, om der er mulighed for at køre i egen bil, eksempelvis hvis medarbejderen kører direkte fra eget hjem, og det ikke er hensigtsmæssigt, at medarbejderen skal forbi arbejdspladsen for at hente en tjenestebil. Det betyder, at medarbejderen ikke selv kan vælge at køre i egen bil frem for tjenestebil og forudsætter en aftale om kørsel i egen bil til lav takst.

Den ansatte har aldrig pligt til – og kan derfor ikke pålægges – at stille egen bil til rådighed.

I vurderingen af aftalen med medarbejderen om kørsel i egen bil til lav takst indgår en individuel vurdering af den samlede økonomiske hensigtsmæssighed, det individuelle kørselsbehov og arbejdspladsens samlede kørselsbehov.

En aftale om kørsel i egen bil til lav takst udelukker muligheden for kørsel i egen bil til høj takst. Det vil sige, at en medarbejder, der har en aftale om kørsel i egen bil til lav takst til et bestemt formål, ikke kan få befordringsgodtgørelse efter høj takst til samme formål. Medarbejderen kan således ikke skifte mellem lav og høj takst efter eget valg.

Udgifter forbundet med udbetaling af befordringsgodtgørelse skal indeholdes i tjenestestedets eget budget.

Sammenfatning på kørsel i egen bil

A. Kørsel til høj takst:

Såfremt der ingen tjenestebil er til rådighed, honoreres tjenestekørsel i egen bil med høj takst.

B. Kørsel til lav takst:

Leder og medarbejder kan indgå en aftale om kørsel i egen bil til lav takst.

C. Kørsel til uddannelser m.v.

Al kørsel til uddannelser, kurser, konferencer, temadage m.v. i egen bil honoreres med lav takst.

Øvrige forhold vedr. kørsel i egen bil

Der kan alene ydes befordringsgodtgørelse ved kørsel i egen bil, det betyder, at der ikke kan ydes godtgørelse, hvis der køres i en lånt bil. Det gælder uanset, hvem medarbejderen har lånt bilen af. SKAT definerer egen bil, som den bil:

• medarbejderen og/eller medarbejderens ægtefælle/samlever ejer – eller de ejer i fællesskab,
• og som medarbejderen afholder alle udgifter til – eventuelt sammen med en ægtefælle/samlever, hvor forholdet er baseret på økonomisk fællesskab.

Ligningsrådet har udtalt, at kørsel i lejet/leaset bil er at ligestille med kørsel i egen bil, da medarbejderen afholder alle udgifterne til bilen.

Befordringsgodtgørelse over 20.000 km

I henhold til skattereglerne kan der skattefrit ydes befordringsgodtgørelse til høj takst for de første 20.000 kilometer, kørsel herudover afregnes til lav takst.

Hovedreglen for beregning af befordringsgodtgørelse ved kørsel i egen bil er korteste afstand. Tjenestestedet er som udgangspunkt begyndelses- og slutsted ved beregning af det antal kørte kilometer.

I tilfælde, hvor tjenesterejsen har et andet start- og/eller slutsted, typisk bopælen, skal start- og/eller slutstedet anvendes ved beregningen, såfremt afstanden dermed er kortere end ved beregning fra tjenestestedet. Kørsel fra bopæl i egen bil forudsætter en aftale mellem leder og medarbejder og honoreres med lav takst.

Der kan ikke ydes godtgørelse for flere kilometer, end der ville være blevet kørt, hvis turen var påbegyndt og/eller afsluttet på tjenestestedet.

Der kan alene ydes befordringsgodtgørelse for det antal kilometer, der rent faktisk er kørt (dvs. ingen befordringsgodtgørelse som passager). Der ydes som udgangspunkt altid befordringsgodtgørelse efter den korteste rute mellem 2 tjenestesteder.

Ved indberetning skal begyndelses- og/eller slutstedet og tjenestestedets adresse anføres. Det samme skal formålet med kørslen, og bilens registreringsnummer.

60-dages reglen
Vær opmærksom på, at der gælder særlige regler, hvis man inden for 12 løbende måneder kører mere end 60 gange til et andet fast tjenestested end det tjenestested, man er ansat ved. 

Læs mere herom i retningslinjen.

Kørsel mellem bopæl og arbejde er privat kørsel og er en sag mellem medarbejder og SKAT.

For rejseomkostninger, hvor arbejdsgiver ikke betaler udgifterne, kan medarbejderen få fradrag for kost, logi og småfornødenheder. Medarbejderen skal selv indberette disse forhold til SKAT.

Alle spørgsmål om private skatteforhold ligesom spørgsmål vedrørende skat skal ske til SKAT.

Hvis SKAT vurderer, at en udbetaling er skattepligtig, hæfter Aabenraa Kommune ikke for skatteværdien. 

Den attesterende leder er forpligtet til at kontrollere, at retningslinjerne for befordring og tjenesterejser overholdes.

Det er ligeledes lederens opgave at sikre, at medarbejderne er bekendt med disse retningslinjer.

Et eksempel kan være, når afstanden fra hjem til mødested er kortere end fra arbejdsplads til mødested. Et andet eksempel kan være, at man skal meget tidligt hjemmefra i forbindelse med et møde i København el.lign. En aftale om kørsel i egen bil til lav takst kan således både bidrage til fleksibilitet og forudsigelighed i kørselssituationen.

Nej, der er ikke tale om en særlig situation, men søg gerne hjælp hos en kollega.

Nej, den ansatte har aldrig pligt til og kan derfor ikke pålægges at stille egen bil til rådighed. Udgangspunktet er, at arbejdsgiver stiller tjenestebil til rådighed. Hvis der ingen tjenestebil er til rådighed, honoreres kørsel i egen bil med høj takst.

Det afhænger af, hvilken forsikring den enkelte medarbejder har som privatperson. Når man kører i egen bil, er det egen forsikring, der dækker. Kører man i tjenestebil, er det kommunens forsikring, der dækker.

Ja, se pkt. 1.

Nej, reglerne for udbetaling af befordringsgodtgørelse er de samme, uanset antal personer i bilen.

Det skal aftales med den enkelte leder, og man skal som udgangspunkt forsøge at planlægge møder efter, at der er en tjenestebil til rådighed. Og nej, man kan aldrig blive pålagt at anvende egen bil - også selv om kørslen i dette tilfælde honoreres med høj takst.

En aftale om kørsel i egen bil til lav takst udelukker muligheden for kørsel i egen bil til høj takst. Det vil sige, at en medarbejder, der har en aftale om kørsel i egen bil til lav takst til et bestemt formål, ikke kan få befordringsgodtgørelse efter høj takst til samme formål. Medarbejderen kan således ikke skifte mellem lav og høj takst efter eget valg. 

Der er umiddelbart ikke nogen stopdato på en aftale om kørsel i egen bil til lav takst. Aftalen er typisk udfærdiget ift. konkrete opgaver og gælder således, hver gang disse konkrete opgaver skal løses. Man kan selvfølgelig også lave en tidsbegrænset aftale, hvis formålet med kørslen ligger inden for en afgrænset periode. I så fald skriver man start- og slutdato i samme felt.

Beskrivelsen kan både være bred og meget specifik. Det er leder og medarbejder, der aftaler, hvilke opgaver aftalen skal gælde. Vær opmærksom på, at en aftale om kørsel i egen bil til lav takst udelukker muligheden for kørsel i egen bil til høj takst.

Det vil sige, at en medarbejder, der har en aftale om kørsel i egen bil til lav takst til et bestemt formål, ikke kan få befordringsgodtgørelse efter høj takst til samme formål. Medarbejderen kan således ikke skifte mellem lav og høj takst efter eget valg.

Når man er på kursus eller til møde på en anden adresse end det sædvanlige tjenestested, udbetaler arbejdsgiver kørselsgodtgørelse. Som udgangspunkt får man kørselsgodtgørelse svarende til det antal kilometer, der er mellem sædvanligt tjenestested og det sted, hvor kurset eller mødet afholdes. Man kan dog aldrig få kørselsgodtgørelse for flere kilometer, end man faktisk har kørt.

Eks. 1: Medarbejder bor i Vejle og skal på kursus i Kolding. Medarbejder kan således få udbetalt kørselsgodtgørelse svarende til antal kilometer mellem Vejle og Kolding, da afstanden mellem Vejle og Kolding er kortere end afstanden mellem sædvanligt tjenestested (Aabenraa Kommune) og Kolding.

Eks. 2: Medarbejder bor i Sønderborg og skal til møde i Esbjerg. Medarbejder får således kørselsgodtgørelse svarende til antal kilometer mellem sædvanligt tjenestested (Aabenraa Kommune) og Esbjerg.

VIGTIGT: Man kan ikke få kørselsfradrag hos SKAT, når man får udbetalt kørselsgodtgørelse fra bopæl. Man skal dog selv huske at korrigere kørselsfradraget hos SKAT.

Ved tjenesterejser kan rimelige udgifter til måltider og småfornødenheder (f.eks. en kop kaffe) refunderes efter regning. Der kan maksimalt refunderes udgifter svarende til time-/dagpengesatsen for

• morgenmad (15% af den fulde sats)
• frokost (30% af den fulde sats)
• middag (30% af den fulde sats)
• småfornødenheder (25% af den fulde sats)

Time-/dagpengesatsen reguleres hvert år pr. 1. januar og kan bl.a. ses på Medarbejder- og Kompetencestyrelsens hjemmeside

Ved de aktiviteter, hvor der indgår fri forplejning, refunderes der alene for de måltider, der ligger udenfor den pågældende aktivitet.

Der refunderes ikke for udgifter til forplejning mv. ved deltagelse i kursusforløb, hvor kursusforløbet f.eks. er tilrettelagt med en eller flere ugentlige undervisningsdage. Som eksempel herpå kan nævnes årskurser, diplomuddannelser, kommunomkurser og anden efter- og videreuddannelse af længere varighed.

Der udbetales ikke time-/dagpenge forud for tjenesterejser.

Refusion af udlæg
Refusion af udlæg i forbindelse med tjenesterejser udbetales IKKE via lønsystemet men via økonomisystemet i den enkelte afdeling.

Se aktuelle satser for kørsel, forplejning og småfornødenheder på Medarbejder- og Kompetencestyrelsen 

Det er kun tilladt at køre med borgere i arbejdstiden, når kommunen har en lovmæssig forpligtelse hertil.

Kørsel med borgere må som hovedregel kun ske i tjenestebiler, herunder busser. Det er ikke tilladt at benytte sin private bil til at transportere borgere i arbejdssammenhænge, medmindre situationen kræver det og det er aftalt med nærmeste leder.

Hvis du har forsikringsmæssige spørgsmål kan du kontakte forsikringskontoret.

Anskaffelse af en eller flere tjenestebiler afhænger af kørselsbehovet. Kontakt Udbudsenheden, hvis du har spørgsmål hertil. 

Der kan være situationer, hvor lederen vurderer, at der er et erhvervsmæssigt behov for at stille tjenestebil til rådighed. Kørsel i kommunale biler sker i de tilfælde også mellem hjem og arbejdsplads. Læs mere i notat om kørsel i kommunale biler