Brug (indhent) referencer, når du rekrutterer
Vejledning til hvordan du indhenter referencer, når du rekrutterer.
Før der ansættes en ny medarbejder eller leder, bør der altid indhentes referencer. Det er uanset, om der er tale om en intern eller en ekstern kandidat.
Indhentelse af referencer må kun ske på grundlag af kandidatens samtykke jvf. Databeskyttelseslovens §12, stk. 3 - se mere nedenfor.
Det er god skik at indhente referencer så sent i rekrutteringsforløbet som muligt. Og som udgangspunkt kun for den kandidat, som ønskes ansat. Hvis der afholdes to samtalerunder, kan der eventuelt indhentes referencer på de to til tre kandidater, der går videre til anden samtalerunde. Dette vil typisk gælde, når du ansætter en leder.
Indhentning af referencer gælder også, når kandidaten i forvejen er ansat i Aabenraa Kommune. Da kommunen er ét ansættelsesområde, vil en kandidat, der kommer direkte fra en anden ansættelse i kommunen, ikke have prøvetid og kan derfor have op til 6 måneders opsigelsesvarsel. Det er derfor vigtigt at sikre, at kandidaten er den rigtige til jobbet.
En referenceperson skal være kompetent og have observeret kandidaten i relevante situationer. Det kan være nuværende eller tidligere ledere, kollegaer eller samarbejdspartnere. Hvis kandidaten har begrænset erhvervserfaring, så kan referencepersonen også være fra et fritidsjob eller frivilligt arbejde.
Formålet med at indhente reference på en kandidat er at få bekræftet eller afvist det indtryk, du har fået.
Referencer indhentes forud for tilbud om ansættelse, lønforhandlinger og eventuel indhentning af børne- og straffeattest.
JURIDISKE OG PRAKTISKE FORHOLD NÅR DU INDHENTER REFERENCER
Det er formanden for ansættelsesudvalget, som indhenter referencer, sørger for samtykke fra kandidaten, skriver notat og eventuelt partshører kandidaten (se pkt. nedenfor om notatpligt og partshøring).
Det er en god idé at indhente referencer fra flere personer.
Det er hensigtsmæssigt, hvis den ene reference er fra nuværende eller sidste leder, men det skal respekteres, hvis kandidaten afslår. Kandidaten bør oplyses om, at det kan få indflydelse på chancerne for at få tilbudt jobbet.
Ved indhentning af referencer skal du være opmærksom på referencens forhold til kandidaten. I hvert tilfælde bør du forholde dig kritisk til referencerne og overveje, hvad der kan have indflydelse på referencepersonens vurdering af kandidaten.
Du skal have kandidatens udtrykkelige samtykke til at indhente referencer. Dette gælder også selvom kandidaten har angivet referencepersoner i ansøgningen eller under samtalen. Dette er i sig selv ikke tilstrækkeligt. Det anbefales derfor jvf. informationspligten, at du kontakter kandidaten, når I har besluttet, hvilke(n) kandidat(er) I går videre med og får bekræftet samtykket til indhentelse af referencer og hos hvem.
Ligeledes skal du sikre dig, hvad kandidaten giver samtykke til:
- at der alene indhentes oplysninger om f.eks. ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver og lignende relevante oplysninger
- eller om der tillige gives samtykke til indhentning af oplysninger af mere subjektiv karakter om f.eks. faglige eller sociale kompetencer, følsomme oplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, eller oplysninger om strafbare forhold, jf. Databeskyttelseslovens § 8.
Et ikke nærmere specificeret samtykke til at indhente referenceoplysninger kan som udgangspunkt ikke antages at omfatte følsomme personoplysninger. Kandidatens samtykke til at der indhentes referencer, skal kunne dokumenteres. For eksempel ved at flere har hørt kandidatens samtykke i forbindelse med ansættelsessamtalen.
Når du indhenter referencer, kan du selv udarbejde en spørgeguide, som tager udgangspunkt i det vurderings- og prioriteringsskema, som du eventuelt udarbejdede forud for jobopslaget eller selve jobopslaget. Du kan også anvende spørgeguiden nedenfor.
Der er nogle ting, du skal være opmærksom på, når du indhenter referencer.
Du må som udgangspunkt ikke indhente oplysninger om medarbejderens rent private forhold herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle og strafbare forhold, oplysninger om helbredsforhold, væsentlige sociale problemer og/eller misbrug af rusmidler. Når du indhenter referencer, må du derfor som udgangspunkt ikke stille spørgsmål om disse forhold med mindre kandidaten har givet et udtrykkeligt og specificeret samtykke herom, og hvis der i øvrigt er et sagligt formål. Du må dog ikke indhente oplysninger om helbredsforhold uanset samtykke. Til gengæld må du for eksempel gerne stille spørgsmål om medarbejderen er stabil i sit fremmøde. Den nærmere årsag til et eventuelt ustabilt fremmøde, må du spørge kandidaten om efterfølgende.
Der er notatpligt, når der indhentes referencer. Generelt gælder, at der er notatpligt efter offentlighedslovens § 13, hvis der modtages nye oplysninger til en sag, herunder oplysninger der er til ugunst for kandidaten.
Hvis der i forbindelse med indhentning af referencer fremkommer ugunstige oplysninger om en kandidat, og man vælger at lægge vægt på disse som afgørende begrundelse for fravalg af kandidaten, har kandidaten ret til partshøring for at have mulighed for at komme med sine kommentarer til de modtagne oplysninger, inden der træffes endelig afgørelse. Partshøringen kan ske telefonisk. Der er også notatpligt på oplysningerne fra kandidaten. Kontakt gerne Personaleafdelingen i en sådan situation (se kontaktoplysninger nedenfor).
Det samme gælder, hvis ansættelsesudvalget finder negative oplysninger om kandidaten på fx Facebook, Instagram, Tik Tok, Google, Twitter eller LinkedIn.
Det er vigtigt også at indhente referencer, når kandidaten i forvejen er ansat i Aabenraa Kommune. Da kommunen er ét ansættelsesområde, vil en kandidat, der kommer direkte fra en anden ansættelse i kommunen, ikke have prøvetid og kan derfor have op til 6 måneders opsigelsesvarsel. Det er derfor vigtigt at sikre, at kandidaten er den rigtige til jobbet.
Du må som udgangspunkt ikke, uden samtykke fra kandidaten, indhente referencer, herunder oplysninger om kandidatens rent private forhold fra andre dele af Aabenraa Kommune, hverken formelt eller uformelt.
Personalekontoret
Bente Bjørn Jensen
Kontorleder