OneTooX (tidligere Doc2Mail)
Aabenraa Kommune har besluttet at al post til virksomheder og borgere sendes elektronisk. Til dette formål anvender vi bl.a. OneTooX (Doc2Mail) fra KMD til forsendelser.
Aabenraa Kommune har besluttet at al post til virksomheder og borgere sendes elektronisk. Til dette formål anvender vi bl.a. OneTooX (Doc2Mail) fra KMD til forsendelser.
OneTooX fungerer som en printer og er nem at bruge. Du kan vælge OneTooX fra alle systemer hvor der er mulighed for at printe.
Hvis det udsendte kan sendes digitalt, vil det blive sendt nøjagtigt som du har lavet det, det vil sige i fuld farve og enkeltsidet.
Hvis det udsendte ikke kan sendes digitalt, men derimod bliver printet, kuverteret og udsendt fra KMD, vil det som standard, blive printet i sort hvid, som duplex (dobbeltsidet print), og fremsendt som almindeligt brev. Dette er ren økonomi, da farve print er dobbelt så dyrt som sort hvid print, og det er altid billigere at sende et almindeligt brev frem for et Quickbrev.
OneTooX forsendelsestyperne:
- Almindeligt brev - omdeles indenfor 5 hverdage (default valg i Doc2Mail).
- Quickbrev - omdeles fra dag til dag (mandag til fredag).
Man bør i sagsbehandlinger med svarfrister være opmærksom på omdelingstiderne.
LÆS MERE HER
Liste over personfølsomme eller fortrolige oplysninger
Indgår nedenstående oplysninger i en mail, må mailen ikke sendes som en almindelig mail. Listen er nødvendigvis ikke udtømmende, men er du i tvivl så send som sikker mail.
- CPR-nummer.
- Helbredsmæssige forhold – sygdom.
- Racemæssig eller etnisk baggrund.
- Politisk og filosofisk overbevisning.
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold.
- Oplysninger om strafbare forhold.
- Alkoholmisbrug, herunder mistanke om alkoholmisbrug.
- Misbrug af nydelsesmidler.
- Seksuelle forhold.
- Væsentlige sociale problemer.
- Interne familieforhold.
- Adoptionsforhold.
- Selvmord og selvmordsforsøg.
- Ulykkestilfælde.
- Separation og skilsmisse.
- Indlæggelse på sygehus.
- Anbringelse i detention.
- Privatøkonomi – f.eks. gæld til offentlige. Boligsikring af en bestem størrelse, indtægtsafhængig pension m.v., idet man på baggrund af oplysning om den. pågældende ydelse, vil kunne slutte sig oplysninger om modtagerens privatøkonomi.
- Virksomheders drifts- og forretningsforhold.
- En persons adresse, såfremt adressen er et fængsel, en psykiatrisk afdeling eller lign.
Egne forsendelser fremgår af "Forsendelsesliste" i Doc2Mail. Her kan du bl.a. se afleveringstidspunkt, modtager information, afleveringssted (Digital Post eller Print), Status og JobID. Læs mere om hvordan på side 5 i Quick guide Doc2Mail. Skal du vide hvad en kollega har sendt, så skal du enten kontakte den pågældende kollega eller team Administration og Digital post (se nedenfor).
Det er muligt at sende op til 10 dokumenter, når de er færdigpakket og klargjort til Digitalpost, på op til 95mb.
Oplever man fejl ved forsendelser tæt på de 95Mb, kan man med fordel prøve at begrænse datamængden, da filen ved kryptering kan vokse.
Ved spørgsmål eller problemer kan du oprette en opgave i IT-Helpdesk.
Det er altid vigtigt at du sikre dig, at der er tastet korrekt CPR ind på modtageren af Digital Post. Dette kan gøres i Doc2mail ved at sammenholde navnet der returneres ved indtastning af CPR-nummer og selve indholdet ved at anvende knappen ”Vis forsendelse” før der trykkes ”Send”. Dette gælder kun i kontrollen ved enkeltforsendelse . Skulle uheldet alligevel ske, skal du gøre følgende:
- Kontakt din nærmest leder
- Opret en hændelseslog i IT-Helpdesk
- Tag kontakt til den person, der har modtaget en andens brev, og bede vedkommende slette forsendelsen i sin e-Boks
- Tag kontakt til den der skulle have modtaget brevet, og oplys om at vi har begået en fejl, at vi beklager og at vi har rette op på fejlen, samt at de modtager brevet snarest
- Tag en snak med din leder og evt. kolleger om, hvordan det kan undgås i fremtiden
I Doc2mail har KMD ingen ydelse som dækker sletning af fejlagtigt forsendte dokumenter.
Afsendelse af dokumenter fra doc2mail omfatter to forhold:
- Dokumenter, afleveret digitalt, kan ikke tilbagekaldes eller slettes, idet de afleveres i samme moment, som de afsendes.
- Dokumenter, afleveret til KMD Print, kan slettes så længe de har status "Venter" i klientens forsendelses faneblad. Denne handling kan kun foretages af sagsbehandleren selv. Når dokumentet har status "Leveret" kan det ikke slettes eller tilbagekaldes.
Afsendelse af Brevet fra KMD doc2mail:
Ifølge PostNord kan omdeling tage op til 5 hverdage (incl. lørdage). Quickbreve og Breve vil som hidtil blive afleveret til PostNord samme dag, såfremt det er afsendt inden 14:30.
Er returadressen på dine forsendelse en anden end til hovedadressen på Skelbæksvej, så kan du selv ændre den i Doc2Mail under 'Indstillinger' og 'Returadresse'. Husk at gemme og lukke Doc2Mail, før du tester med den nye returadresse (brug 'Vis forsendelse'). Dette skal gentages, da indstillingen nulstilles til standard, ved hvert nyt login i Citrix.
Det kan tjekkes ved at vælge Vis forsendelse inden man trykker send. Er der en blå ramme synlig er det fysisk print - og afsender- samt modtageradresse skal være inden for den blå ramme.
I forlængelse af GDPR er KMD/Doc2Mail begyndt at modtage en del fysisk post retur fra PostNord, grundet manglende modtageroplysning i kuvertruden. Da KMD ikke må åbne de enkelte kuverter, og for det meste ikke har mulighed for at identificere den enkelte forsendelse ud fra indholdet i ruden – ser KMD sig nødsaget til at makulere de af vores forsendelser, der ikke indeholder modtageroplysninger.
Selve brevfletningen foregår hos KMD og OneTooX, og de siger de kan håndtere store forsendelser. Tidligere erfaringer viser dog, at det er en god ide at afvikle maksimalt 1500 forsendelser pr. brevfletning med MegaFlet.