Arbejdstid og tidsregistrering - medarbejdere

Pr. 1. juli 2024 træder ændringer i Arbejdstidsloven i kraft.
I Aabenraa Kommune forventer vi først, at I tidsregistrerer fra den 15. august.

Systemet blev tilgængeligt pr. 2/7 2024, og du kan derfor se minus flex, såfremt du ikke har indberettet tidsregistrering endnu. Din leder kan enten fjerne dette, men du kan også indberette din præsterede arbejdstid fra den 2/7 2024, hvilket vil udligne din minus flex.

De fleste af vores medarbejdere vil være omfattet af arbejdstidsregistrering.
En medarbejder kan undtages, hvis længden af medarbejderens arbejdstid ikke kan måles eller fastlægges på forhånd, eller medarbejderen selv kan tilrettelægge arbejdstiden, OG  medarbejderen kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejderen har ledelsesmæssige funktioner.
I Aabenraa Kommune vil udgangspunktet være, at ledere på tværs af niveau 1 til 4 samt special- og chefkonsulenter på AC-overenskomst er undtaget for arbejdstidsregistrering. 

Såfremt du er undtaget, vil du blive informeret via e-boks. Niveauet kan ændre sig, da der endnu ikke er retspraksis på området. 

Kompetencen til at undtage yderligere medarbejder er placeret ved Personalechefen.

Vurderingen er at ”Tjenestetid” lever op til de nye krav om registrering af arbejdstid. Der sker derfor ikke ændringer for medarbejdere i vagtplan.

Du kan registrere din arbejdstid i disse systemer:

• Minløn app, Egne Oplysninger (ikon på skrivebordet) eller på www.medarbejdernet.dk
• Medarbejdere, der har faste vagtplaner, som ikke skal registrere. Det gælder de medarbejdere, der i dag bruger Tjenestetid.
• Medarbejdere, der som udgangspunkt har faste arbejdstider, skal kun registrere afvigelser i ovenstående muligheder. 

Kompetencen til at undtage yderligere medarbejdere er placeret ved Personalechefen

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, at medarbejderen undtages fra arbejdstidsregistrering. Allerede ansatte, som er undtaget efter ovennævnte vil modtage et tillæg til deres ansættelsesbrev.

Personaleafdelingen har indkøbt Flextid fra Silkeborg Data (SD) som koncernløsning til at overholde de nye krav til registrering af arbejdstid for medarbejdere, der ikke er dækket af eksisterende systemer.
Områder, der anvender eksisterende systemer, der fuldt lever op til lovgivningens krav, vil kunne fortsætte arbejdstidsregistrering i disse.

På nuværende tidspunkt er disse systemer godkendte:

• Vagtplansystemet Tjenestetid
• GeoEnviron, Byg, Natur og Miljø.

Disse systemer er i godkendelsesproces, men endnu ikke afklaret:

• SpeedAdmin
• Brugerdata
• Trio

Kompetencen til at godkende alternative tidsregistreringssystemer er placeret ved Personalechefen, hvormed fagsystemer, der overholder kravene til arbejdstidsregistrering løbende kan bringes i anvendelse.

Det vil fremadrettet indgå i Arbejdstilsynets kontroller, at der findes et system til registrering af arbejdstid, at systemet reelt bliver anvendt, og at der sker overholdelse af både hviletid og maksimal arbejdstid.

Systemet blev tilgængeligt pr. 2/7 2024, og du kan derfor se minus flex, såfremt du ikke har indberettet tidsregistrering endnu. Du kan indberette din præsterede arbejdstid fra den 2/7 2024, hvilket vil udligne din minus flex.
Din leder kan fjerne din minus flex. Vejledning hertil findes på medarbejderportalen - Ledere - Personaleforhold - Arbejdstidsregistrering - Opstart af Flextid fra Silkeborg Data.

Man er ikke fritaget for at tidsregistrere, hvilket betyder, at afvigelser fra arbejdstidsplanen i SD skal registreres.

Optjent tid: lønart 720 Ekstratimer til afspadsering

Afholdelse: lønart 900 Afspadsering

Du kan se din flexsaldo bag på din lønseddel.

Din leder har angivet, at arbejdstidsplanen som udgangspunkt følges. Dette betyder, at kun afvigelser fra arbejdstidsplanen skal registreres. Der kan lokalt fastsættes et niveau for indberetninger under X minutter ikke registreres. 

Du kan ikke tilgå MinLøn app udenfor lønsystemets sædvanlige åbningstider: 6.00-22.00. I forbindelse med lønkørsel lukkes adgangen kl. 18.00. Ikonerne vises ikke, når produktet er åbent.

Du skal bruge en mobilkode for at kunne logge på MinLøn app, som dannes på www.medarbejdernet.dk eller ikonet Egne Oplysninger på skrivebordet.

Du kan ikke som ansat selv overføre din saldo. Du skal sende dit flexskema til din leder, som vil indberette din tidligere optjente flex i SD.

Din arbejdstidsplan skal vise den aftalte arbejdstid, og rettes af din leder i SD. Arbejdstidsplanen skal rettes af din lønkonsulent, hvis du er ansat i fleksjob.

Hvis du ikke indberetter præsteret arbejder (swiper ind/ud), så vil du bruge af din flexsaldo i stedet. Glemmer du at indberette dage, så kan du tilrette manuelt efterfølgende. Se hvordan i vejledning til Iphone, Android, medarbejdernet.

https://share.skyfish.com/sh/b8igyf3r/3f550569/2426712/64758709

Vælg Kalender, tryk på datoen. Rediger. Tilret. Gem. Du kan opleve, at hvis du allerede er swipet ind, så skal systemet have lidt tid til at registrere din rettelse, så hav gerne lidt tålmodighed.

Dette gør du på samme måde som en almindelig indberetning. Vær opmærksom på, at du ikke må optjene flex, når du indberetter sygefravær. Præsteret arbejde og sygdom skal samlet være din dagsnorm.

Du er ikke undtaget tidsregistrering. Du vil kunne se en flexsaldo, men du hverken optjener eller kan afholde flex, når rådighedstillæg udbetales. Det anbefales, at din leder hvert kvartal fjerner op til 35 timers merarbejde (for fuldtidsansatte).

Din ugentlige arbejdstid er aftalt nedsat med din drypvise barsel, og gælder også ved helligdage m.m. Du kan ikke optjene afspadsering i samme tidsrum, som du afholder drypvis barsel. Hvis du alligevel arbejder i samme tidsrum som din drypvise barsel, så skal starttidspunktet rettes, når du swiper ud. Tryk på blyanten. Gem. Eksempel: Du har arbejdet kl. 7.40-15.00. Drypvis barsel er aftalt til kl. 14.45-15.45. Starttidspunktet skal rettes til kl. 7.25 for at optjene afspadsering.

Du må ikke optjene afspadsering, når du er delvist sygemeldt. Der vil ske optjening/brug af afspadsering, hvis præsteret arbejde ikke starter på samme tidspunkt som din arbejdstidsplan.

Vi anbefaler, at hvis du er mødt tidligere end din arbejdstidsplan viser, så skal du med samme time/minuttal forskyde din indberetning af sygefravær. Din normale arbejdstid er 8.00-15.45. Du er mødt ind kl. 7.30, og forlader arbejdspladsen kl. 13.00 pga. sygefravær.

Du skal swipe ind/ud på de korrekte tidspunkter + indberette delvis sygefravær kl. 13.30.

Ved almindelig delvis sygdom bruges lønart 526 - Nedsat tj.timer/delvis syg

Ved graviditetskomplikationer bruges lønart 527 - Delvis graviditetskompl. m/løn). Du vil kunne se et tomt tidsrum kl. 13.00-13.30. Præsteret arbejde kl. 7.30-13.00 (5,5 timer) og delvist sygefravær kl. 13.30-15.45 (2,25 timer).

Præsteret arbejde og sygefravær skal være lig med den aftalte samlede daglige arbejdstid.

Fravær indberettes med lønart 680 - kursustimer. Jf. Aabenraa Kommunes retningslinjer optjenes der ikke flex ved  uddannelse og konference.

Indberetningen ske med nedenstående lønarter, og angiv gerne aktivitetsnummer i bemærkningsfeltet: 

lønart 100 + tjenestekode U: antal timer (som forbundet har meddelt at du kan søge tabt arbejdsfortjeneste for) i plus.

lønart 100 (ingen tjenestekode): som ovenfor, men timerne angives i minus.

lønart 680 (ingen tjenestekode): angiv tidsrummet, som du har været fraværende.

Personaleafdelingen sender faktura til dit faglige forbund, og har derfor brug for information om dit kursus/uddannelse. Du bedes sende dette til mailadressen: Personaleafdelingen@aabenraa.dk

Fravær indberettes med lønart 760 af din leder.

Fravær indberettes med lønart 760 af din leder.

Sociale arrangementer udenfor den aftalte normale arbejdstid betragtes ikke som præsteret arbejde. Du skal derfor flexe ud inden arrangementet starter.

Udbetaling aftales med din leder, som også nedskriver saldoen. Der kan kun udbetales hele timer.

Der sker ingen udbetaling af særydelser ved flexsystemet. Hvis din arbejdstidsplan viser arbejde i et tidsrum, hvor du i din overenskomst er berettiget til særydelser, vil disse fortsat blive udbetalt efter din arbejdstidsplan. Din leder skal indberette særydelser til udbetaling, hvis din arbejdstidsplan ikke udlodder dette.

Vær opmærksom på hvilken ansættelse, som du indberetter på. Dette ændres ved at trykke på personikonet øverst til venstre i app’en.

Arbejdstiden skal tilrettelægges således, at de ansatte får en hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer inden for hver periode på 24 timer.
Hvileperioden kan nedsættes, dog ikke til mindre end 8 timer, ved følgende former for arbejde:

Virksomhedens årlige regnskabs- og statusopgørelse, men højst 14 dage i et kalenderår.

Mødevirksomhed, kulturelle arrangementer og lignende i forbindelse med arbejde, som normalt udføres i dagtimerne, men hvor navnlig kontakten til andre persongrupper gør det hensigtsmæssigt, at dette arbejde lægges i aftentimerne. Nedsættelsen kan dog højst ske 20 gange i et kalenderår og kun inden for former for arbejde, som er omfattet af bilaget til bekendtgørelsen.

Den tid, der går til daglig transport til og fra arbejdsstedet betragtes som hviletid. Transporten ved rejse til og fra et andet arbejdssted end det faste er også hviletid, medmindre denne rejsetid overstiger den ansattes normale rejsetid. Er det tilfældet, betragtes den ekstra rejsetid som arbejdstid.

Reglerne om daglig hviletid kan fraviges i tilfælde, hvor naturomstændigheder, ulykker, maskinsammenbrud eller lignende uforudsete begivenheder forstyrrer eller har forstyrret den regelmæssige drift (force majeure). Fravigelsen kan kun ske i nødvendigt omfang, og fravigelsen skal noteres i tilsynsbogen eller på anden tilsvarende måde.

Det er lederens ansvar at sikre, at hviletiden overholdes.

Du kan finde mere information på Arbejdstilsynets hjemmeside Arbejdstilsynet (at.dk)

Din arbejdstidsplan skal vise den fulde arbejdstid inkl. markering af pause.

Følgende overenskomster har ikke betalt spisepause:  

40.11 Håndværkere og IT-supportere

41.01 Teknisk service

41.21 Rengøringsassistent, dagområdet

41.21 Rengøringsassistent, døgnområdet* 

41.41 Ikke faglærte ansatte, reng./køkken døgnområdet*

41.41 Ikke faglærte ansatte, reng./køkken, dagområdet

41.71 Erhvervsuddannede serviceassistenter, rengøringsteknikere og –elever, dagområdet 

41.71 Erhvervsuddannede serviceassistenter, rengøringsteknikere og –elever, døgnområdet*

73.01 Husassistenter ansat på sosu-overenskomsten*

75.01 Husassistenter, døgnområdet*

75.91 Husassistenter, dagområdet

*Arbejdstidsaftale 79.01

Hvis du har ret til betalt spisepause vil det fremgå af din overenskomst under Arbejdstid eller Spisepause.

Deltidsansatte har oftest ret til pause, hvis beskæftigelsen er mere end 4 timer pr. dag. 

Iflg. Aftale om tilrettelæggelse af arbejdstid (04.81) skal det sikres, at en ansat kan holde pause, hvis den daglige arbejdstid overstiger 6 timer. Du kan derfor ikke undlade at holde en pause.