Anbefaling og referencer

Anciennitetskort

Ved fratrædelsen udskrives der et anciennitetskort fra lønsystemet. Anciennitetskortet indeholder faktiske oplysninger om medarbejderens ansættelsesforhold, f.eks. ansættelsesperiode, titel, beskæftigelsesgrad og lignende. Anciennitetskortet sendes automatisk til medarbejderens E-boks ved ansættelsens ophør.

Anbefaling

En anbefaling er en skriftlig udtalelse, som medarbejderen kan anvende til den videre jobsøgning. Anbefalingens primære formål er at bekræfte ansættelsesforholdet, herunder ansættelsesperiode, stilling/titel og beskæftigelsesgrad samt beskrive medarbejderens arbejdsområde, kompetencer og erfaring mv. 

Det er dig som leder, der vurderer og beslutter, om du ønsker at give en skriftlig anbefaling af medarbejderen. Du er som leder altså ikke forpligtiget til det. 

Ifølge den nugældende Funktionærlov, skal arbejdsgiveren, i tilfælde af afskedigelse, dog give en skriftlig begrundelse for årsagen til afskedigelsen, hvis den afskedigede medarbejder kræver dette. Denne skriftlige begrundelse bekræfter ansættelsesforholdet, men har ikke (nødvendigvis) karakter af en anbefaling.

Det anbefales ikke at give negative bemærkninger i en anbefaling. I stedet skal du undlade at kommentere på de manglende kvaliteter.

Forslag til hvordan en anbefaling kan bygges op 

I en god anbefaling skal du sætte dig selv i modtagerens sted og vurdere, hvad du selv ville lægge vægt på, hvis det var dig, der skulle ansætte en ny medarbejder. Der er nogle centrale punkter, som du kan inddrage i en god anbefaling, herunder:

• Fakta om medarbejderen: Ansættelsesperiode, fuldtid/deltid, hvilken stilling og hvilke overordnede ansvarsområder havde medarbejderen? Samt evt. årsagen til ophøret af ansættelsesforholdet

• Opgave- og ansvarsbeskrivelse: Hvad har medarbejderen arbejdet med, og hvilket ansvar har medarbejderen haft?

• Jobkrav: Hvilke krav var der til medarbejderens personlige og faglige kompetencer, erfaring og uddannelse? Og har medarbejderen levet op til de krav, der var i stillingen?

• Medarbejderens kvaliteter: Hvad er medarbejderen især dygtig til?

• En opsamlende vurdering: Hvordan har medarbejderen overordnet set bidraget til arbejdspladsen?

Når du er referenceperson

Der er nogle ting, du skal være opmærksom på, når du er reference for en af dine tidligere eller nuværende medarbejdere. Nedenstående gælder også, når ledere fra andre dele af organisationen henvender sig til dig for at indhente reference. Her må der heller ikke indhentes referencer - hverken formelt eller uformelt - uden samtykke fra kandidaten.  

To slags samtykke

Du skal for det første sikre dig, at kandidaten/medarbejderen har givet samtykke til, at en potentiel ny arbejdsgiver må indhente referencer hos dig. Typisk vil en kandidat dog spørge dig forinden. Ligeledes skal du sikre dig, hvorvidt kandidaten/medarbejderen har givet samtykke til:

• at der alene indhentes oplysninger om f.eks. ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver og lignende neutrale oplysninger
• eller om der tillige er givet samtykke til indhentning af oplysninger af mere subjektiv karakter om f.eks. faglige eller sociale kompetencer, følsomme oplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, eller oplysninger om strafbare forhold, jf. Databeskyttelseslovens § 8.

Et ikke nærmere specificeret samtykke til at indhente referenceoplysninger kan som udgangspunkt ikke antages at omfatte følsomme personoplysninger. 

Følsomme personoplysninger

Der skelnes mellem tre slags personoplysninger - læs mere her: 

• Almindelige personoplysninger (ikke-følsomme oplysninger)
• Særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger)
• Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser eller tilknyttede sikkerhedsforanstaltninger.

Du må som udgangspunkt ikke videregive oplysninger om medarbejderens rent private forhold (følsomme personoplysninger), herunder politiske, foreningsmæssige, seksuelle forhold samt oplysninger om helbredsforhold (sygdom, diagnose, sygemeldinger etc.), væsentlige sociale problemer og misbrug - eller mistanke om misbrug - af nydelsesmidler. Eller oplysninger om strafbare forhold. 

Når du afgiver referencer, må du derfor som udgangspunkt ikke besvare spørgsmål om disse forhold med mindre medarbejderen/kandidaten har givet et udtrykkeligt og specificeret samtykke herom, og hvis der i øvrigt er et sagligt formål. Du må dog ikke give oplysninger om helbredsforhold uanset samtykke eller ej. Til gengæld må du gerne svare på om medarbejderen er stabil i sit fremmøde. Den nærmere årsag til et eventuelt ustabilt fremmøde, må du overlade til kandidaten selv at besvare efterfølgende.  

Hvordan svarer jeg?

Du bør kun besvare spørgsmål, der har væsentlig betydning for kandidatens evne til at varetage den konkrete stilling og kun udtale dig på baggrund af egne observationer og erfaringer. 

Når andre ledere i Aabenraa Kommune indhenter referencer hos dig

Du må som leder som udgangspunkt heller ikke uden samtykke give oplysninger om en kandidat - hverken formelt eller uformelt.

Når du selv indhenter referencer

Se hvordan, du indhenter referencer, når du selv rekrutterer.