Nyhedsbrev uge 43

Kære kollegaer,

Her kommer en opdatering om vores igangværende M365-projekt. Vi er med hastige skridt på vej mod en spændende milepæl, hvor Citrix kan udfases til fordel for Microsoft 365 (M365). Helt centralt i dette er at få alle PC'er indrulleret i M365, og vores målsætning er at nå det inden jul. Derudover har IT-afdelingen nu udarbejdet en række vejledninger og retningslinjer, som kan hjælpe jer, når I skal i gang med at bruge M365 på den anden side af indrullering. Her er de vigtigste nyheder fra uge 43.

1. Indrullering af PC’er – planen frem mod jul

• Status og planen fremover: Vi har allerede indrulleret stort set alle PC'er i Staben, Jobcenter og Borgerservice samt Plan, Teknik & Miljø. De få som fortsat mangler skal naturligvis samles op, men ellers betyder det, at vi nu kan rette fuld fokus mod Børn og Kultur samt Social & Sundhed, hvor vi gerne skal nå de sidste PC'er inden jul.
• Distinktion mellem personlige og fælles PC’er: I indrulleringsplanen opdeler PC’erne i to typer: personlige PC’er (bruges af én person) og dele-/fælles-PC’er (bruges af flere personer). Hver type kræver forskellige tekniske setups, og vi starter med de personlige PC'er, da vi allerede har testet og implementeret dette setup hos dem som er blevet indrulleret.
• Indrullering af personlige PC’er (uge 44-46): Fra uge 44 kan alle booke tid til at få indrulleret deres personlige PC via NemTilmeld. Alt efter hvad der passer bedst rent logistisk, kan man vælge mellem indlevering på Aabenraa Rådhus eller i Tinglev, hvor IT vil stå klar til at hjælpe.  
• Når du booker en tid: det er muligt at bestille tid til mere end én PC -angiv blot antal PC’er som skal indrulleres og eventuelle behov for ekstra udstyr, såsom dockingstationer. Er din PC ikke god nok til at blive indrulleret, hvorfor en udbytning til en nyere udgave er nødvendig, kan du ligeledes angive dette i bestillingen og få udleveret PC'en på dagen. IT gennemgår alle bestillinger og forbeholder sig retten til at afvise forespørgsler om nyt udstyr, hvis ikke det er i overensstemmelse med projektets retningslinjer for udlevering af udstyr. 
• Indrullering af dele/fælles-PC’er (uge 47-51): Vi forventer at kunne påbegynde indrullering af dele-/fælles-PC'er fra uge 47. Inden da tester IT-afdelingen tekniske løsninger i samarbejde med udvalgte testpersoner. Nærmere information om tilmelding og praktisk afvikling af disse indrulleringer kommer senere.

2. Vejledninger og retningslinjer på Medarbejderportalen

For at understøtte de som allerede har fået adgang til M365, har IT-afdelingen udgivet tre nye dokumenter, som tilsammen sætter rammen for, hvordan man kan etablere gode arbejdsgange og samarbejdsstrukturer i OneDrive og Microsoft Teams, som skal erstatte bogstavsdrevene (eks. P- og G-drev) I kender fra Citrix. I kan finde dem på Generelle Spørgsmål-siden her på M365-sitet. Her er en kort introduktion til hver:

• Retningslinjer for OneDrive – Denne vejledning er din guide til brug af OneDrive, som erstatter det tidligere P-drev. Her finder du retningslinjer for, hvilke filer der må opbevares på OneDrive, og hvordan det bedst bruges til personlige dokumenter. Læs bl.a. om, hvordan skrivebordet på din PC automatisk lagrer filer i OneDrive og ikke længere rydder op af sig selv, som det gjorde i Citrix.
• Retningslinjer for Microsoft Teams – Teams bliver en central platform til fælles filer og samarbejde i M365. Vejledningen her hjælper jer med at forstå brugen af Teams i forhold til kommunikation, datasikkerhed og dokumentstruktur. Få også hjælp til at forstå, hvordan filer i Teams og SharePoint hænger sammen.
• Guide til placering af filer i M365 – Denne vejledning samler retningslinjerne for OneDrive og Microsoft Teams til en guide, der har til formål at hjælpe jer med at afgøre, hvordan I skal arbejde med filer i M365. Brug den til at få overblik over, hvordan I bedst placerer og strukturerer filer afhængigt af type og brug, så alle nemt kan tilgå nødvendige dokumenter.

IT-afdelingen håber, at I vil finde vejledningerne og retningslinjerne nyttige, og vi opfordrer jer til at bruge dem som inspiration når I skal i gang med OneDrive og Microsoft Teams.

Vi glæder os til – sammen med jer - at fortsætte rejsen mod en mere sammenhængende og moderne digital hverdag i Aabenraa Kommune!

Med venlig hilsen,
IT-afdelingen