Projektøkonomi og business case

Hvad er projektøkonomi?

Projektets økonomi består af:

1. Projektets driftsudgifter
2. Estimat over interne arbejdstimer
3. Projektets eventuelle finansiering
4. Beregning af projektets eventuelle økonomiske konsekvenser

Der er særlige opmærksomhedspunkter ved projekter med ekstern finansiering. Se vejledning om projektøkonomi for eksternt finansierede projekter udarbejdet af Budgetafdelingen.

Hvorfor udarbejdes projektøkonomi?

Formålet med at udarbejde et samlet overblik over projektets økonomi er:

• At sikre en realistisk vurdering af projektets udgifter, interne ressourcetræk og dermed allokering af de nødvendige ressourcer – både i projektperioden og eventuelt efterfølgende
• At sikre et økonomisk beslutningsgrundlag for projektets igangsætning ved også at indregne projektets økonomiske konsekvenser/gevinster
• At sikre økonomisk kontrol med projektet i dets løbetid

Hvordan udarbejdes projektøkonomi?

Følgende kan hjælpe til at skabe et overblik over de overvejelser, du bør gør dig, når projektets økonomi skal udarbejdes. Søg også altid rådgivning hos din økonomikonsulent.

1: Udarbejdelse af budget/udgifter for projektets gennemførelse

• Hvilke aktiviteter er der i de enkelte faser jf. tidsplanen?
• Hvilke udgifter er der forbundet med aktiviteterne i de pågældende faser?
• Hvor stor en estimeret pulje skal afsættes til uforudsete udgifter?
• Hvilke udgifter knytter sig til personale og administration?
• Hvilke udgifter er der til øvrige udgifter?

2: Estimat over interne ressourcer

Det interne ressourcetræk, der er forbundet med projektets gennemførelse, estimeres med udgangspunkt i projektets tidsplan og aktiviteter. Her anføres både de bevillingskrævende timer, som kræver en særskilt ekstrabevilling og de timer, der afholdes indenfor nuværende budget.

Det indgår ikke som en del af projektmodellen, at der føres timeregnskab. Dette kan dog besluttes af styregruppeformanden.

3: Finansiering

• Hvad er projektets finansieringsbehov?
• Hvilke finansieringskilder indgår, hvor meget bidrager de med, og hvad er deres eventuelle betingelser? Her henvises til den eksterne finansieringskildes materiale.

4: Projektets økonomiske konsekvenser

Projektets økonomiske konsekvenser beregnes. Her beregnes eksempelvis lønbesparelser, besparelser på materialer og eksterne ydelser eller andre driftsmæssige besparelser/gevinster i organisationen som følge af projektet.

Det bør allerede i projektets planlægningsfase fastlægges, om projektet forventes at overgå til drift efter projektperioden. I så fald skal de bevillingsmæssige forhold være afklaret, så de nødvendige ressourcer kan indarbejdes i budgettet efter projektperioden.

Se noter i værktøjet for yderligere definitioner.