Projektets faser
Projekter forløber typisk i fire faser med hver sit indhold og karakteristika.
Projekter forløber typisk i fire faser med hver sit indhold og karakteristika.
De fire faser er forberedelsesfasen, planlægningsfasen, gennemførselsfasen og afslutningsfasen.
Fasernes varighed og omfang varierer alt efter, hvilken type projekt der er tale om.
Her kan du læse om fasernes formål, arbejdsopgaver, projektværktøjer, og hvad styregruppen skal beslutte for hver faseovergang.
Projektværktøjerne er inddelt i en række grundværktøjer, der anvendes i alle projekter og en række værktøjer, der anvendes, hvis styregruppeformanden ud fra projektlederens vurdering beslutter, at det er relevant for projektet. Projektlederen kan dog altid benytte alle værktøjer som sit eget arbejdsredskab.
Projektarbejdets faser
Formål:
I denne fase udarbejdes et kommissorium.
Ansvaret for udarbejdelse af idéoplæg placeres i den relevante forvaltning.
Det er direktionen, en direktør eller en afdelingschef, der beslutter, om der skal udarbejdes et kommissorium.
Arbejdsopgaver i denne fase:
Der udarbejdes et kommissorium, der kort beskriver:
- Formål
- Baggrund
- Kobling til relevante politikker og strategier
- Omfang og afgrænsning
- Produktmål/leverancer, effektmål og succeskriterier
- Projektets økonomi
- Organisation
Værktøjer i forberedelsesfasen:
Grundværktøjer (anvendes i alle projekter):
Værktøjer, der anvendes når dette er relevant:
Go or no go - beslutninger i forberedelsesfasen:
Kommissoriet udgør beslutningsgrundlaget for, om projektet skal igangsættes
Det er direktionen, en direktør eller en afdelingschef, der beslutter om projektet skal igangsættes.
Formål
Planlægningsfasen er den fase, hvor projektet planlægges i detaljer. Projektplanen uddybes og præciseres og fungerer som projektets arbejdspapir gennem resten af projektet.
Projektplanen har i denne fase til formål at skabe:
- Fælles forståelse, forventningsafstemning og accept af opgaven
- Kvalitetssikre projektet
- Sammenhæng mellem mål og proces
- Mulighed for opfølgning og styring af projektet
- Fremdrift i projektet
- Give afsæt for allokering af ressourcer
Arbejdsopgaver
- Punkter i projektplanen uddybes og suppleres af relevante analyser
- Projektorganisationen etableres endeligt, herunder allokeres ressourcer
Værktøjer i planlægningsfasen
Grundværktøjer (anvendes i alle projekter):
Værktøjer, der anvendes når dette er relevant:
Go or no go - beslutning ved faseovergang
Den opdaterede projektplan godkendes af styregruppen inden næste fase igangsættes.
Formål:
Gennemførselsfasen er projektets produktionsfase, hvor projektleder og –gruppe(r) realiserer projektets mål, formål og leverancer.
Eventuelle justeringer af mål, leverancer og succeskriterier sker med godkendelse fra styregruppen.
Arbejdsopgaver:
I gennemførselsfasen arbejder projektleder og projektgruppen med at:
- Realisere projektets mål, formål og leverancer
- Sikre opfølgning og fremdrift i projektet ud fra tidsplanen
- Vurdere, om projektets forudsætninger holder, eller om der skal ske ændringer med hensyn til tidsplan, ressourcer eller kvalitetsniveau
- Sikre løbende kommunikation til projektets interessenter
- Udarbejde statusrapport(er)
- Påbegynde forankring og overdragelse af projektet til linjeorganisationen
Værktøjer i gennemførelsesfasen:
Grundværktøjer (anvendes i alle projekter):
Øvrige værktøjer revideres ved behov.
Go or no go - beslutning ved faseovergang:
Styregruppen godkender om projektets formål, mål og leverancer er realiseret.
Formål
Formålet med denne fase er at afslutte projektet, herunder:
- At forankre projektets resultater i linjeorganisationen
- At overdrage til relevante modtagere
- At evaluere projektet og formidle resultater
Arbejdsopgaver
- Udarbejdelse af slutevaluering
- Formidling af projektets resultater
- Udarbejdelse af eventuelt slutregnskab og driftsøkonomi efter projektperioden
- Forankring og overdragelse af projektets resultater til de afdelinger/aktører, der skal anvende projektets resultater fremadrettet
Værktøjer i afslutningsfasen
Grundværktøjer (anvendes i alle projekter):
Værktøjer, der anvendes når dette er relevant:
- Vurder om der er behov for at opdatere andre værktøjer
Go or no go - beslutning ved faseovergang
Styregruppen godkender slutevaluering inklusiv eventuelt slutregnskab og økonomi for efterfølgende drift samt overdragelsesforretning.
Sanne Hougaard Kramer
Ledelseskonsulent