Roller, ansvar og organisering

Styregruppeformanden er også projektejer og ofte øverste leder for det eller de områder, som projektet primært vedrører. Det kan være den, hvis fagområder projektet har størst effekt på, eller som leverer flest ressourcer til projektet.  Styregruppeformanden er bindeleddet til linjeorganisationen.

Udnævnelse:

I planlægningsfasen er det direktionen, en direktør eller en afdelingschef, der har ansvar for en projektidé som - måske - skal gennemføres. Styregruppeformanden får sin rolle ved enten, at vedkommende:

• Har identificeret et projekt, som skal undersøges i idéfasen.
• Er blevet udpeget af direktionen, en direktør eller afdelingschef til at være styregruppeformand for et specifikt projekt.

Styregruppeformandens rolle og ansvar:

• Igangsætter projektet og udpeger en projektleder i idéfasen, eventuelt efter drøftelse i styregruppen.
• Er projektlederens leder i projektet.
• Er ansvarlig for projektets gennemførelse i overensstemmelse med projektplanen og beslutter, hvilke dele af projektmodellens ikke-obligatoriske værktøjer, der skal anvendes.  

Styregruppeformandens mandat:

• Har mandat til at godkende faseovergangen fra forberedelsesfase til planlægningsfase, hvis der ikke er nedsat en styregruppe.
• Træffer beslutninger inden for projektets rammer.
• Godkender dagsordener til styregruppens møder.

Projektlederen har relevante kompetencer og viden om projektledelse.

Udnævnelse:

Styregruppeformanden udpeger i idéfasen en projektleder på projektet. I nogle projekter kan projektlederen først udpeges efter det er godkendt at sætte projektet i gang. Derfor kan være nødvendigt at udpege en foreløbig projektleder i idéfasen.

Projektlederens rolle og ansvar:

• Udarbejder vurdering til styregruppeformanden af, hvilke af projektmodellens KAN-værktøjer der skal bruges.
  Sikrer, at projektorganisationen er på plads og justeres ved behov undervejs. Herunder allokerer og reallokerer projektlederen deltagere til projektgruppe(r) og evt. følgegruppe via relevante afdelingschefer/ledere. Dette sker ud fra projektplanen
• Agerer leder af projektet
• Ansvar for projektets fremdrift, gennemførelse og afvikling inden for rammerne
• Sekretær for styregruppen
• Ansvarlig for, at projektets mål nås
• Håndterer relevante interessenter undervejs og er ambassadør for projektet

Projektlederens beslutningskompetence:

• Kan tage beslutninger inden for projektets rammer.
• Fremlægger større beslutninger eller ændringer til formanden og til styregruppen efter aftale med formanden.

Styregruppemedlemmer sammensættes afhænger af projektets karakter og kan omfatte både interne og eksterne parter.
Ofte udpeges medlemmerne, fordi de har ansvar for områder, som projektet berører eller er afgørende for projektets succes. Når medarbejdere indgår i en styregruppe skal de medbringe reel beslutningskompetence.

Udnævnelse:

Senest i planlægningsfasen sammensættes styregruppen ud fra hvem, der leverer ressourcer til projektet og/eller har en væsentlig interesse i projektets resultat og effektmål.

Styregruppemedlemmernes rolle og ansvar:

• Ansvar for, at projektets mål nås
• Ansvar for at rydde forhindringer af vejen for projektet
• Opmærksom på andre aktiviteter, der kan påvirke projektets fremdrift
• Prioritering af projektet i forhold til andre projekter

Styregruppemedlemmernes mandat:

• Beslutter retning for projektet og træffer beslutning om rammerne for projektet og om eventuelle ændringer af rammerne.
• Godkender overgang fra én fase til den næste fase ved hjælp af projektplanen.

Projektgruppemedlemmerne udpeges ud fra nødvendige kompetencer. Deltagerne skal have reel tid til at deltage i projektarbejdet.

Udnævnelse:

Senest i planlægningsfasen udpeges deltagere til projektgruppen. Projektlederen kontakter afdelingschefer og ledere med ansvar for de områder, hvorfra projektdeltagere er relevante. Det er projektlederens ansvar at allokere ressourcer.
I planlægningsfasen planlægger projektleder og -gruppe, hvilke personer og ressourcer, der skal benyttes i den næste fase og begynder allokeringen af dem via relevante afdelingschefer og ledere.

Rolle og ansvar:

• Refererer i projektet til projektlederen
• Bidrager aktivt til projektets gennemførelse med konkret opgaveløsning i et omfang svarende til den besluttede tid
• Er ambassadører for projektet i egen del af organisationen
• Udfører beslutninger og arbejdsindsats i forhold til projektplanen
• Udarbejder og bidrager til udarbejdelse af relevante analyser

Følgegruppe kan nedsættes. Såfremt dette vælges skal den bestå af en gruppe af relevante interessenter, som kan have værdifulde inputs til projektets gennemførelse eller mål.

Følgegruppen udpeges i planlægningsfasen og allokeres til projektet via styregruppen, relevante afdelingschefer og ledere.

Rolle og ansvar:

• Bidrager med råd og holdninger til projektlederen
• Kan bidrage til udarbejdelse af relevante analyser på projektlederens foranledning

Følgegruppens mandat:

Rådgiver projektlederen, som kan vælge at følge rådene eller ikke at følge dem.

Ledere og/eller afdelingschefer, hvis område har viden, som projektet har behov for, afgiver medarbejdere til projektet.

Rolle og ansvar:

• Lederne afgiver medarbejdere med relevante kompetencer i et tids-, ressource- og opgaveafgrænset omfang.
• Lederen kan have brug for at rådføre sig med projektlederen om kompetencer og forventning til ressourceforbrug for at finde bedst egnende projektdeltagere.
• Lederen, der afgiver medarbejdere til et givent projekt skal være med til at sikre de rigtige rammer, så det er muligt for medarbejderen at bidrage ud fra den definerede ramme.
• Lederen overdrager ledelsen i relation til projektet.

Mandat:

Lederen beslutter hvilke medarbejder, der skal afgives. 

Eksterne bevillingsgivere medvirker til at finansiere projektet, og de fastlægger ofte rammer for projektet og opfølgning på projektet.