Arbejdstidsregistrering - ledere

Pr. 1. juli 2024 træder ændringer i Arbejdstidsloven i kraft.
I Aabenraa Kommune forventer vi først, at I tidsregistrerer fra den 15. august.

De fleste af vores medarbejdere vil være omfattet af arbejdstidsregistrering.
En medarbejder kan undtages, hvis længden af medarbejderens arbejdstid ikke kan måles eller fastlægges på forhånd, eller medarbejderen selv kan tilrettelægge arbejdstiden, OG  medarbejderen kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejderen har ledelsesmæssige funktioner.
I Aabenraa Kommune vil udgangspunktet være, at ledere på tværs af niveau 1 til 4 samt special- og chefkonsulenter på AC-overenskomst er undtaget for arbejdstidsregistrering.

Vurderingen er at ”Tjenestetid” lever op til de nye krav om registrering af arbejdstid. Der sker derfor ikke ændringer for medarbejdere i vagtplan.

Der er tre modeller for tidsregistrering hos medarbejder

• Medarbejdere, der registrerer komme- og gåtid på enten mobiltelefon i appen MinLøn med et nyt modul, der hedder ”Flex” og/eller på en PC via Medarbejdernet.
• Medarbejdere, der har faste vagtplaner, som ikke skal registrere. Det gælder de medarbejdere, der i dag bruger Tjenestetid.
• Medarbejdere, der som udgangspunkt har faste arbejdstider. Her skal medarbejderen kun registrere afvigelser i appen MinLøn og/eller på en PC via Medarbejdernet.

Kompetencen til at undtage yderligere medarbejdere er placeret ved Personalechefen

Ansatte i fleksjob skal som udgangspunkt følge arbejdstidsplanen, og indgår hverken i fleksordningen eller kan have overarbejde. Selvom afdelingen er tilmeldt swipe-modellen, kan din medarbejder i fleksjob nøjes med at registrere afvigelser til arbejdstidsplanen. Hvis du ønsker dette, så kontakt en af lønkonsulenterne nederst på siden.

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, at medarbejderen undtages fra arbejdstidsregistrering. Allerede ansatte, som er undtaget efter ovennævnte vil modtage et tillæg til deres ansættelsesbrev. 

Personaleafdelingen har indkøbt Flextid fra Silkeborg Data (SD) som koncernløsning til at overholde de nye krav til registrering af arbejdstid for medarbejdere, der ikke er dækket af eksisterende systemer.
Områder, der anvender eksisterende systemer, der fuldt lever op til lovgivningens krav, vil kunne fortsætte arbejdstidsregistrering i disse. På nuværende tidspunkt gælder dette medarbejdere i vagtplansystemet Tjenestetid og tidsregistreringsmodulet i GeoEnviron, som anvendes specifikt i afdelingen Byg, Natur og Miljø.

Kompetencen til at godkende alternative tidsregistreringssystemer er placeret ved Personalechefen, hvormed fagsystemer, der overholder kravene til arbejdstidsregistrering løbende kan bringes i anvendelse.

Det vil fremadrettet indgå i Arbejdstilsynets kontroller, at der findes et system til registrering af arbejdstid, at systemet reelt bliver anvendt, og at der sker overholdelse af både hviletid og maksimal arbejdstid.

Flextid er tilgængeligt pr. 2/7 2024. Hvis systemet tages i brug på en senere dato end 2/7 2024, så vil der fremgå en saldo med negativ flex på dine ansatte.

Adgang til Flexoplysninger er kun tilknyttet lederrollen i SD. Hvis du mangler denne adgang, så skal du lave processkema 07, hvor din rolle ændres til lederrollen.

Du fjerner negativ flex i SD under Flexoplysninger - Opsætning af negativ flex. Tryk på + ikonet ud for hver enkelt medarbejder, og indsætter periode uden beregning af negativ flex (startdato 020724) samt slutdato. Hvis dine ansatte har taget systemet i brug pr. 1. august 2024, så skal du indsætte slutdato 310724. Hvis dine ansatte har taget systemet i brug pr. 15. august 2024, så skal du indsætte slutdato 140824. 

Du indsætter tidligere optjent flex i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt. Tryk på blyant-ikonet i højre side ud for hver enkelt medarbejder. Du skal være opmærksom på at minutter skal være i intervallet 0-59, og adskilles med semikolon. Vi anbefaler, at medarbejderen fremsender sit flexskema til dig, og du journaliserer dette i medarbejderens personalesag. 

Du kan se indberetninger og tilføjelse af saldo ved at trykke på medarbejderens navn i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt, hvor du får hele perioden frem ved at indsætte en fradato øverst til højre.

Ved udbetaling af opsparet flex: Medarbejderens flexsaldo skal nedskrives med samme antal timer, som udbetales. Timerne skal indberettes med minus foran. Dette gør du i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt. Tryk på blyant-ikonet i højre side ud for medarbejderen. Du skal være opmærksom på at minutter skal være i intervallet 0-59, og adskilles med semikolon. 

Timerne til udbetaling skal også indberettes i SD under Indberetning - Merarbejde - lønart 110 samt antal timer.

Du kan se indberetninger og tilføjelse af saldo ved at trykke på medarbejderens navn i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt, hvor du får hele perioden frem ved at indsætte en fradato øverst til højre.

Model 1: Medarbejderen skal swipe ind/ud eller indberette præsteret arbejde i kalenderbilledet hver dag. Kræver ingen ledergodkendelse. Bedst til ansatte, som er omfattet af aftalen om fleksibel arbejdstid og har mulighed for at optjene/afholde fleks.

Model 2: Alle afvigelser skal indberettes af medarbejderen, og disse skal godkendes af leder. Bedst til ansatte som følger deres arbejdstidsplan i SD uden afvigelser ud over ferie og sygdom m.m. 

Akademikere med rådighedstillæg er ikke undtaget tidsregistrering. Du vil kunne se en flexsaldo, men medarbejderen hverken optjener eller kan afholde flex, når rådighedstillæg udbetales.

Det anbefales, at du hvert kvartal fjerner op til 35 timers merarbejde (for fuldtidsansatte).

Du fjerner optjente timer i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt. Tryk på blyant-ikonet i højre side ud for hver enkelt medarbejder, og indberetter fx. -20:30 timer, hvis saldo ved kvartalets udgang var 20,5 timer. Du skal være opmærksom på at minutter skal være i intervallet 0-59, adskilles med semikolon. og indberettes som minus.

Du kan se indberetninger og tilføjelse af saldo ved at trykke på medarbejderens navn i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt, hvor du får hele perioden frem ved at indsætte en fradato øverst til højre.

Pr. 1. juli 2024 træder ændringer i Arbejdstidsloven i kraft.
I Aabenraa Kommune forventer vi først, at I tidsregistrerer fra den 15. august.

De fleste af vores medarbejdere vil være omfattet af arbejdstidsregistrering.
En medarbejder kan undtages, hvis længden af medarbejderens arbejdstid ikke kan måles eller fastlægges på forhånd, eller medarbejderen selv kan tilrettelægge arbejdstiden, OG  medarbejderen kan træffe selvstændige beslutninger, eller medarbejderen har ledelsesmæssige funktioner.
I Aabenraa Kommune vil udgangspunktet være, at ledere på tværs af niveau 1 til 4 samt special- og chefkonsulenter på AC-overenskomst er undtaget for arbejdstidsregistrering.

Vurderingen er at ”Tjenestetid” lever op til de nye krav om registrering af arbejdstid. Der sker derfor ikke ændringer for medarbejdere i vagtplan.

Der er tre modeller for tidsregistrering hos medarbejder

• Medarbejdere, der registrerer komme- og gåtid på enten mobiltelefon i appen MinLøn med et nyt modul, der hedder ”Flex” og/eller på en PC via Medarbejdernet.
• Medarbejdere, der har faste vagtplaner, som ikke skal registrere. Det gælder de medarbejdere, der i dag bruger Tjenestetid.
• Medarbejdere, der som udgangspunkt har faste arbejdstider. Her skal medarbejderen kun registrere afvigelser i appen MinLøn og/eller på en PC via Medarbejdernet.

Kompetencen til at undtage yderligere medarbejdere er placeret ved Personalechefen

Ansatte i fleksjob skal som udgangspunkt følge arbejdstidsplanen, og indgår hverken i fleksordningen eller kan have overarbejde. Selvom afdelingen er tilmeldt swipe-modellen, kan din medarbejder i fleksjob nøjes med at registrere afvigelser til arbejdstidsplanen. Hvis du ønsker dette, så kontakt en af lønkonsulenterne nederst på siden.

Det skal fremgå af ansættelseskontrakten, at medarbejderen undtages fra arbejdstidsregistrering. Allerede ansatte, som er undtaget efter ovennævnte vil modtage et tillæg til deres ansættelsesbrev. 

Personaleafdelingen har indkøbt Flextid fra Silkeborg Data (SD) som koncernløsning til at overholde de nye krav til registrering af arbejdstid for medarbejdere, der ikke er dækket af eksisterende systemer.
Områder, der anvender eksisterende systemer, der fuldt lever op til lovgivningens krav, vil kunne fortsætte arbejdstidsregistrering i disse. På nuværende tidspunkt gælder dette medarbejdere i vagtplansystemet Tjenestetid og tidsregistreringsmodulet i GeoEnviron, som anvendes specifikt i afdelingen Byg, Natur og Miljø.

Kompetencen til at godkende alternative tidsregistreringssystemer er placeret ved Personalechefen, hvormed fagsystemer, der overholder kravene til arbejdstidsregistrering løbende kan bringes i anvendelse.

Det vil fremadrettet indgå i Arbejdstilsynets kontroller, at der findes et system til registrering af arbejdstid, at systemet reelt bliver anvendt, og at der sker overholdelse af både hviletid og maksimal arbejdstid.

Alle afdelinger blev tilmeldt Flextid pr. 2/7 2024. Hvis afdelingen frameldes Flextid, så vil der fremgå en saldo med negativ flex på dine ansatte. Dette har ingen betydning.

Man er ikke fritaget for at tidsregistrere, hvilket betyder, at afvigelser fra arbejdstidsplanen i SD skal registreres.

Optjent tid: lønart 720 Ekstratimer til afspadsering. Afholdelse: lønart 900 Afspadsering.

Alle afvigelser skal godkendes af leder/administrativ medarbejder.

Efter hver lønkørsel opdateres afspadseringssaldi, som du kan se øverst til venstre i SD Personaleweb under Afspadseringsoversigt. Saldi kan også ses på den enkelte medarbejder i kalenderbilledet ved at trykke på Saldi øverst i højre hjørne.

Model 1: Medarbejderen skal swipe ind/ud eller indberette præsteret arbejde i kalenderbilledet hver dag. Kræver ingen ledergodkendelse. Bedst til ansatte, som er omfattet af aftalen om fleksibel arbejdstid og har mulighed for at optjene/afholde fleks.

Model 2: Alle afvigelser skal indberettes af medarbejderen, og disse skal godkendes af leder. Bedst til ansatte som følger deres arbejdstidsplan i SD uden afvigelser ud over ferie og sygdom m.m. 

Akademikere med rådighedstillæg er ikke undtaget tidsregistrering. Du vil kunne se en flexsaldo, men medarbejderen hverken optjener eller kan afholde flex, når rådighedstillæg udbetales.

Det anbefales, at du hvert kvartal fjerner op til 35 timers merarbejde (for fuldtidsansatte).

Du fjerner optjente timer i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt. Tryk på blyant-ikonet i højre side ud for hver enkelt medarbejder, og indberetter fx. -20:30 timer, hvis saldo ved kvartalets udgang var 20,5 timer. Du skal være opmærksom på at minutter skal være i intervallet 0-59, adskilles med semikolon. og indberettes som minus.

Du kan se indberetninger og tilføjelse af saldo ved at trykke på medarbejderens navn i SD under Flexoplysninger - Flexoversigt, hvor du får hele perioden frem ved at indsætte en fradato øverst til højre.

Du har valgt, at dine ansatte som udgangspunkt følger deres arbejdstidsplanen. Dette betyder, at kun afvigelser fra arbejdstidsplanen skal registreres. Der kan lokalt fastsættes et niveau for indberetninger under X minutter ikke registreres. 

Tidligere optjent flex indberettes enten på medarbejderen under Merarbejde eller for flere medarbejdere under Masseindberetning med lønart 720 (positiv saldo = timer i plus).

Hvis hele afdelingen ikke er tilmeldt Flextid:

SD Personaleweb - Medarbejderdata - Særydelser: Ændringsdato 150824: markere alle valg under Ingen optjening

SD Basis 101s1: Indsætte hensættelseskode 3 pr. 1/5 2024. Koden forhindrer udbetaling af afspadsering efter 3 måneder.

Hvis hele afdelingen er tilmeldt Flextid, men blot en enkelt medarbejder kun skal registrere afvigelser:

SD Personaleweb - Medarbejderdata - Særydelser: Ændringsdato 150824: markere alle valg under Ingen optjening

SD Personaleweb - Flexoplysninger – Opsætning af negativ flex for perioden 020724-311299

SD Basis 101s1: Indsætte hensættelseskode 3 pr. 1/5 2024.