De gode historier

''Vi oplever, at det er meget tidsbesparende. Der er ingen fejlindberetninger, såsom tastefejl eller dobbelt-indberetninger. ALLE bogføringer falder på plads i samme uge som vi modtager refusionen.'' (Karina Skovby, Lønkontoret, Personaleafdelingen, Staben) 

AUTOMATISERINGSGRUNDLAG:

Sygedagpenge- og barselsrefusioner som modtages i Prisme på kommuneniveau skal løbende fordeles, indberettes og afstemmes ud på korrekt lønart og modtager, så kommunen modtager de retmæssige refusionsbeløb. Gennemsnitligt 1000-1100 indberetninger pr. måned. Manuel arbejdsgang var kilde til frustration: omstændig, tidskrævende, temmelig fejlbehæftet samt ikke-standardiseret.  

Efter optimering og automatisering af processen er lønkonsulenten gået fra en udførende til monitorerende rolle. Datafiler med refusionsdata sendes til postkasse, hvorefter den digitale medarbejder bearbejder data, og efterfølgende indberetter til de korrekte modtagere, på de korrekte lønarter ud fra regelbaserede kriterier. Kontroller er indbygget undervejs for at sikre så lidt tilbageløb og manuel håndtering som muligt. 

GEVINSTER: 

• Fra 30 til 0,5-1 manuel time i gennemsnit pr. måned, som giver tid til andre og mere meningsfulde opgaver 
• 97% af alle refusioner indberettes automatisk og nøjagtigt. 
• Højere proceskvalitet i form af optimeret afstemning, forbedret datakvalitet og reduceret fejlprocent.

AUTOMATISERINGSGRUNDLAG: 

Dagplejerne i Aabenraa Kommune udfylder hver måned arbejdssedler vedr. indberetning af ferie, omsorgsdage med mere, som efter gennemsyn hos Dagplejekontoret i Tinglev, sendes til Personaleafdelingen, der indberetter oplysningerne i lønsystemet. Tidligere udfyldte dagplejerne en besværlig pdf-blanket, som via mail blev sendt til Dagplejekontoret. Forberedelse og afstemning af arbejdssedlen var ofte forbundet med ustrukturerede og frustrerende tilbageløb, og når først sedlen var godkendt brugte Lønkontoret timevis på triviel indberetning, som lige så vel kunne være brugt på mere meningsfulde opgaver.  

Efter optimering og automatisering af processen styres alt kommunikation mellem dagplejere og dagplejekontoret i en XFlow-blanket, som er tilgængelig fra Medarbejderportalen og på dagplejernes iPads. Print- og journaliseringsressourcer er sparet væk, og kommunikationen er mere struktureret og effektiv. Når Dagplejekontoret har kontrolleret og godkendt arbejdssedlen sendes den automatisk til en digital medarbejders postkasse, som efterfølgende indberetter alle relevante data i lønsystemet. Efter indberetning af alle blanketter sender robotten et dokument til Personaleafdelingen, som nu blot skal monitorere om alt er indberettet korrekt. 

GEVINSTER:

• Frigjorte ressourcer - tid såvel som til print
• Mere effektiv og strømlinet (digital) arbejdsgang. 
• Færre mellemled og tilbageløb med højere proces- og datakvalitet.

AUTOMATISERINGSGRUNDLAG:

Borgere kan ansøge om støtte til specialefterskole hos kommunen. Når en ansøgning modtages, behandles den af en sagsbehandler, som enten godkender eller afviser. Ansøgning såvel som afgørelse journaliseres i Acadre, hvorefter borger og specialefterskole orienteres om afgørelsen. Tidligere var processen i høj grad manuel, tidskrævende og ineffektiv, til ulempe for borgere såvel som sagsbehandler.  

Efter optimering og automatisering af processen udfylder borger nu ansøgningen digitalt via en xFlow-blanket, som er tilgængelig på aabenraa.dk. Ansøgningen sendes direkte til sagsbehandler, som træffer afgørelse og angiver denne i blanketten. Alt herefter håndteres automatisk. Såfremt ansøgningen godkendes, sendes en standardmail med bevilling til den ønskede efterskole, såvel som advisering til forældrene. Ved afslag har sagsbehandler angivet en begrundelse, som ligeledes sendes automatisk til forældrene. Når Xflow er færdig med sin behandling, sørger en robot/digital medarbejder for, at blanket og diverse bilag journaliseres i Acadre. Samtidig opdateres et excel-ark med en samlet oversigt over alle godkendte ansøgninger, som giver sagsbehandler et optimalt overblik. 

GEVINSTER:

• Tid som sagsbehandler tidligere brugte på kommunikation og journalisering frigøres til kerneopgaven 
• En digital, strømlinet, lettilgængelig og gennemsigtig ansøgningsproces for borger
• Effektiviseret og nøjagtig journalisering i Acadre, samt godt overblik for sagsbehandler